Mitarbeiterbefragungen - Wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt... | © Foto von andibreit auf pixabay.com

Trotz der zunehmenden Mitarbeiterorientierung kommen auch in der heutigen Zeit die Meinungen der Mitarbeiter immer noch oft zu kurz. Zwar sind viele Geschäftsführer bemüht, den Mitarbeitern ein möglichst gutes Arbeitsumfeld zu schaffen – doch die Maßnahmen schießen leider regelmäßig am Ziel vorbei, da sich die Führungskräfte der Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht wirklich bewusst sind.
Wir zeigen dir im Folgenden zunächst, welchen Mehrwert dir Mitarbeiterbefragungen bieten können, und anschließend, worauf du bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen achten solltest.

Wieso Mitarbeiterbefragungen?

Mithilfe von Mitarbeiterbefragungen kannst du zahlreiche Ziele verfolgen. Die wichtigsten stellen wir dir im Folgenden vor.

Zufriedenheit der Mitarbeiter messen & steigern

Im Unternehmensalltag kommen vermutlich nur selten Mitarbeiter auf dich zu und äußern von sich aus, mit welchen Aspekten des Unternehmens und ihrer Arbeit sie derzeit unzufrieden sind. Dabei sind diese Informationen sehr wertvoll. Nur wenn du weißt, was deinen Mitarbeiter gut gefällt, was ihnen fehlt und was sie sich wünschen, kannst du ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich deine Mitarbeiter wohlfühlen. Wenn Mitarbeiter zufrieden sind und sich bei der Arbeit und mit ihren Vorgesetzten und Kollegen wohlfühlen, arbeiten sie am produktivsten und liefern die besten Arbeitsergebnisse ab.

Motivation der Mitarbeiter steigern

Des Weiteren fühlen sich deine Mitarbeiter durch eine Befragung wertgeschätzt, da du ihnen das Gefühl vermittelst, dass dir die Meinung deiner Mitarbeiter wichtig ist. Aus diesem Grund sind deine Mitarbeiter anschließend stärker gewillt, produktiv und fleißig für dein Unternehmen zu arbeiten.

Mitarbeiterbindung

Dadurch, dass sich deine Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, arbeiten sie nicht nur kurzfristig besser, sondern werden auch langfristig emotional an dein Unternehmen gebunden. Deine Mitarbeiter sind froh, in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem nach ihrer Meinung gefragt wird. Wenn deine Mitarbeiter Zweifel an ihrem derzeitigen Arbeitsplatz in deinem Unternehmen gehegt haben, können diese Zweifel im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung abgebaut werden, da du deinen Mitarbeitern vermittelst, dass du ihre Kritiken anhörst und dich um Verbesserungen kümmern wirst.

Arbeitnehmer, deren Meinung von ihren Vorgesetzten nicht angehört wird und die sich von ihren Vorgesetzten und Arbeitgebern nicht wertgeschätzt fühlen, sind deutlich gewillter, ihren Job zu kündigen und sich einen neuen Arbeitgeber zu suchen.

Prozesse kontrollieren & Schwachstellen abbauen

Als Geschäftsführer oder Führungskraft erfüllst du in der Regel vor allem strategische Aufgaben. Die meisten deiner Mitarbeiter kümmern sich dann anschließend um die operative Ausführung. Das hat zur Folge, dass du dich selbst mit den täglichen Arbeitsabläufen deiner Mitarbeiter gar nicht so gut auskennst – schließlich übernimmst du im Alltag ganz andere Dinge.
Wenn du dafür sorgen willst, dass deine Mitarbeiter möglichst effizient arbeiten können, solltest du ihnen also auch eine Möglichkeit geben, dir die Schwachstellen der Betriebsprozesse vor Augen zu führen. So kannst du die Prozesse in deinem Unternehmen mit Hilfe deiner Mitarbeiter nach und nach optimieren und für zunehmende Produktivität und steigenden Erfolg sorgen.

Mitarbeiterbefragungen – die richtige Durchführung

Damit dir deine Mitarbeiterbefragung den genannten Mehrwert bieten kann, muss sie richtig durchgeführt werden. Schnell zusammengebastelte, unübersichtliche Fragebögen mit mehrdeutigen, unklaren Antwortmöglichkeiten sorgen da nicht für die angestrebten Erfolge.

Wir zeigen dir daher im Folgenden, worauf du bei der Durchführung deiner Mitarbeiterbefragungen achten solltest, um möglichst viele aussagekräftige Antworten und somit erfolgversprechende Optimierungsvorschläge zu erhalten.

Repräsentative Umfragen

Die Ergebnisse deiner Mitarbeiterbefragung sind nur aussagekräftig, wenn du eine repräsentative Mitarbeiterbefragung durchführst. Falls du nicht gerade ein riesiges Unternehmen mit hunderten Mitarbeitern führst, solltest du also ruhig jeden einzelnen deiner Mitarbeiter in die Befragung mit einbeziehen.
Falls das aufgrund der Größe deines Unternehmens nicht möglich ist und du bereits zu viele Mitarbeiter beschäftigst, dann solltest du deine Mitarbeiter so befragen, dass ein repräsentatives Ergebnis zustande kommen kann. Die Mitarbeiter, die du für deine Mitarbeiterbefragung auswählst, sollen also eine Art Mini-Version deines Unternehmens abbilden. Je nach dem, wie dein Unternehmen zusammengesetzt wird, kannst du z.B. entsprechend der Abteilungsgrößen jeweils mehr oder weniger Mitarbeiter pro Abteilung befragen. Achte außerdem darauf, dass du sowohl junge als auch alte sowie männliche als auch weibliche Mitarbeiter befragst.

Lass deine Mitarbeiter anschließend wissen, nach welchen Kriterien du die zu befragenden Mitarbeiter ausgesucht hast. Indem du deine Mitarbeiter wissen lässt, nach welchen Kriterien du dich für die zu befragenden Mitarbeiter entschieden hast, vermeidest du, dass sich andere Mitarbeiter ausgeschlossen oder weniger wertgeschätzt fühlen.

Anonyme Mitarbeiterbefragung

Natürlich haben auch persönliche Befragungen ihre Vorteile. So kannst du in einem persönlichen Gespräch beispielsweise Nachfragen stellen, wenn die Einschätzung eines Mitarbeiters für dich nicht ganz schlüssig ist oder wenn du gezielt nach Vorschlägen fragen möchtest.
Damit jeder deiner Mitarbeiter offen seine Meinung mit dir teilt, ohne sich dabei vor Konsequenzen zu fürchten, sollten deine Mitarbeiterbefragungen allerdings besser anonym stattfinden. So werden deine Mitarbeiter offen ihre Sorgen und Bedenken äußern, ohne dass sie befürchten, sich hinterher für ihre Antworten rechtfertigen zu müssen.

Mitarbeiterbefragung – online vs. offline

Bei einer Mitarbeiterbefragung hast du die Möglichkeit, diese entweder online oder in Papierform durchzuführen.
Eine Onlinebefragung hat den Vorteil, dass deine Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass bei der Auswertung ihre Schrift und somit ihre Meinung zu ggf. kritischen Themen erkannt wird. Des Weiteren können die Antworten deiner Mitarbeiter mithilfe eines Online-Tools schnell und einfach ausgewertet werden, während die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen in Papierform händisch ausgewertet werden müssen.
Mitarbeiterbefragungen in Papierform wiederum haben den Vorteil, dass sie im Gegensatz zu Online-Umfragen auch für Laien relativ leicht zu erstellen sind.

Freiwillige Mitarbeiterbefragungen

Natürlich wäre es schön, wenn all deine Mitarbeiter an deiner Befragung teilnehmen würden. Trotzdem darf die Mitarbeiterbefragung nicht zu einem Zwang werden. Denn nur wenn deine Mitarbeiter freiwillig an der Befragung teilnehmen, werden sie ehrliche Antworten geben und dir hilfreiche Erkenntnisse liefern.

Wenn du deine Mitarbeiter hingegen dazu verpflichtest, an den Umfragen teilzunehmen, werden sie gegebenenfalls eher willkürliche Antworten angeben, die deine Auswertung letztlich verfälschen und somit für wenig hilfreiche Ergebnisse sorgen werden.

Konzeption des Umfragebogens

Wenn du einen Fragebogen für deine Mitarbeiterbefragung erstellst, solltest du klar darauf achten, deine Fragen möglichst eindeutig zu stellen. Vermeide also den Gebrauch von doppelten Verneinungen, mehrdeutigen Begriffen und Fachworten. Alle Mitarbeiter sollten die Frage gleichermaßen verstehen und wissen, wie die Antwortmöglichkeiten gemeint sind.

Außerdem solltest du den Fragebogen übersichtlich aufbauen, um Verwirrung zu vermeiden. Das schaffst du beispielsweise, indem du die Fragen thematisch sortierst.
Entscheide außerdem bei jeder Frage, welche Antwortmöglichkeiten du zur Auswahl stellen möchtest. Du kannst folgende Fragearten nutzen:

• geschlossene Fragen (Ja/Nein)
• skalierte Fragen (z.B. Bewertung auf einer Skala von 1 bis 10)
• offene Fragen (Antwort in eigenen Worten)

Die ersten beiden Fragearten bieten den Vorteil, dass sie anschließend sehr einfach ausgewertet werden können. Die Antworten auf offene Fragen hingegen müssen alle einzeln gelesen werden, was zeitaufwändig ist und zu Missverständnissen führen kann.
Offene Fragen wiederum bieten den Vorteil, dass der Mitarbeiter seine Antwort besser erklären kann, während beispielsweise die „6“ bei einer skalierten Frage für den einen „schon ziemlich gut“ und für den anderen „definitiv ausbaufähig“ bedeuten kann.

Sowohl geschlossene, als auch skalierte und offene Fragen bieten also ihre Vorteile. Es gilt also bei jeder Frage wieder neu zu beurteilen, welche Frageart am zielführendsten und unmissverständlichsten ist.

Mitarbeiterbefragung durch externes Unternehmen

Anstatt eine Mitarbeiterbefragung selbst durchzuführen, gibt es auch die Möglichkeit, einen externen Anbieter mit dieser Aufgabe zu beauftragen. Diese Umfrageunternehmen sind in ihrer Arbeit sehr routiniert und benötigen dementsprechend deutlich weniger Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und die nachträgliche Auswertung der Befragung als ein Umfragen-Laie.

Zudem kannst du mithilfe eines Umfrage-Anbieters deine eigene „Betriebsblindheit“ umgehen, indem eine externe Person dein Unternehmen unvoreingenommen beleuchtet.
Im Gegenzug kostet die Beauftragung eines externen Anbieters selbstverständlich Geld.

Ob es für dich und dein Unternehmen besser ist, die Mitarbeiterbefragung selbst vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten oder ob du diese Aufgaben an einen Dienstleister abgeben solltest, hängt unter anderem von deinem finanziellen Budget, der Komplexität der Befragungsthemen, der Größe deines Unternehmens und deiner zeitlichen Kapazität ab.

Zusammenfassung: Mitarbeiterbefragungen in Unternehmen

Jedes Unternehmen sollte regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführen, um stets im Blick zu behalten, welche Themen die Mitarbeiter aktuell als problematisch oder auch als besonders erfolgversprechend empfinden. Nachdem eine Mitarbeiterbefragung ausgewertet wurde, können Schwachstellen im Betrieb identifiziert und Betriebsprozesse optimiert werden. Gleichzeitig wird die Zufriedenheit, Motivation und Produktivität der Mitarbeiter gesteigert, indem ihnen durch die Mitarbeiterbefragung das Gefühl vermittelt wird, dass ihre Meinung wichtig ist und von ihren Vorgesetzten wertgeschätzt wird. Dies sorgt nicht nur für eine kurzfristige Steigerung der Motivation, sondern auch für eine langfristige emotionale Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.

Um schlussendlich aussagekräftige Ergebnisse aus der Umfrage ziehen zu können, die bei der Unternehmensführung helfen, gibt es einige Aspekte in der Durchführung der Mitarbeiterbefragung, die du berücksichtigen solltest. Zum einen sollten die Mitarbeiterbefragungen repräsentativ für dein Unternehmen sein – und nicht etwa nur die Meinungen deiner zufriedensten Mitarbeiter abbilden. Gleichzeitig gilt es bei einer Umfrage auf Anonymität, Übersichtlichkeit, Eindeutigkeit der Fragen, die Vermeidung von Fremdworten und Freiwilligkeit zu achten. Du kannst die Mitarbeiterbefragung sowohl online als auch offline, d.h. in Papierform, durchführen.

Wenn dir die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Mitarbeiterbefragung zu zeitintensiv ist, hast du außerdem die Möglichkeit, einen externen Dienstleister mit der Befragung zu beauftragen.