Selfmanagement: Wie du deine Zeit optimal nutzt und möglichst effizient arbeitest. | © Foto von geralt auf pixabay.com

Vor allem als selbstständige Unternehmer sind wir selbst für unseren Erfolg verantwortlich. Für den eigenen Erfolg müssen wir viele Aufgaben erledigen. Dabei haben wir am Tag ebenso wie alle anderen auch nur 24 Stunden Zeit, von denen auch noch einige Stunden für Schlafen und Essen draufgehen. Wer wünscht sich da nicht, ab und an mal ein paar zusätzliche Stunden am Tag zu haben, um alles erledigen zu können, was man sich vorgenommen hat.

Mit den folgenden Tipps möchten wir dir dabei helfen, dein Selbstmanagement zu optimieren, sodass du deine Arbeiten so effizient wie möglich erledigen kannst – ohne auf ausreichend Schlaf und Freizeit verzichten zu müssen. Alle Tipps sind als Anreize zu verstehen. Was für den einen unsinnig erscheint, kann für den anderen überaus hilfreich sein. Indem du dich und deine Tagesroutinen ein bisschen ausprobierst, wirst du dir ein Selbstmanagement erarbeiten können, mit dem du so effizient wie nur möglich sein wirst.

Finde deine produktivste Tageszeit.

Die einen meinen, früh morgens am produktivsten zu sein. Die anderen blühen erst am späten Nachmittag richtig auf und arbeiten nachmittags deutlich konzentrierter als morgens. Finde heraus, zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist und erledige schwierige Aufgaben, die dir viel Konzentration und Motivation abverlangen, zu deiner produktivsten Tageszeit.

„Der frühe Vogel fängt den Wurm“

Auch wenn du für dich selbst feststellst, dass du am späten Nachmittag am produktivsten bist, solltest du nicht bis spät in den Tag hinein schlafen. Frühes Aufstehen wirkt sich positiv auf deine Arbeit auf. Denn es ist etwas anderes, ob wir nach 4 Stunden Arbeit um 12 Uhr mittags bereits die Hälfte unseres Tagespensums erreicht haben, oder ob wir um 10 Uhr aufstehen und um 14 Uhr bemerken, dass wir die Hälfte der Arbeit noch vor uns haben.

Wenn wir früh aufstehen und unsere Tagesziele schon früh am Tag abhaken können, dann sind wir häufig glatt noch motivierter und wollen direkt weitermachen und schon ein paar Aufgaben vom nächsten Tag übernehmen.
Auch für die Nachteulen unter uns sollte es möglich sein, spätestens um 8 Uhr aufzustehen – am besten noch etwas früher.

Achtung: Wenn du dir vornimmst, früh aufzustehen, solltest du auch frühzeitig schlafen gehen, um ausgeschlafen in den Tag starten zu können. Denn es hilft uns nicht weiter, wenn wir früh aufstehen und uns todmüde an die Arbeit setzen.

Schaffe deine eigenen Routinen.

Menschen sind Gewohnheitstiere. Indem du dir gewisse Routinen erschaffst, kannst du deinen Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten.
Durch entsprechende Routinen kannst du Energie sparen und deine Ziele mit weniger Aufwand erreichen. Während es dir in der Umgewöhnungsphase beispielsweise noch schwer fallen mag, jeden Morgen um 6:30 Uhr aufzustehen und nach dem Frühstück direkt mit der Arbeit zu beginnen, wird dir das frühe Aufstehen keine besondere Energie mehr abverlangen, wenn es erstmal zur Routine geworden ist.

Tipp: Sich selbst neue Gewohnheiten anzueignen ist im Übrigen gar nicht so schwer. Es dauert circa 30 Tage, eine neue Routine zu entwickeln. Fokussiere dich einen Monat lang auf diese Routine und du wirst sie im Nu verinnerlicht haben.

Priorisiere deine Aufgaben.

Jeden Tag fallen verschiedene Aufgaben an. Die einen sind wichtig und dringend, die anderen eher weniger. Damit du deine Aufgaben gezielt abarbeiten kannst, empfiehlt es sich, To-Do-Listen anzulegen und die Aufgaben gemäß ihrer Priorität aufzuschreiben. So kannst du sicherstellen, dass du am Anfang eines Tages so schnell wie möglich die wichtigen und dringenden Aufgaben abarbeitest, bevor du dich den weniger dringenden Aufgaben widmest, deren Erledigung noch ein paar Tage Zeit hätte.

„Eat that frog“

Das amerikanische Sprichwort „Eat that frog“ besagt, dass man jeden Morgen nach dem Aufstehen zuerst einen lebenden Frosch verspeisen soll, um anschließend mit dem Vertrauen durch den Tag zu gehen, dass das das Schlimmste gewesen ist, was einem an dem Tag passieren konnte. Im übertragenen Sinne bedeutet das, dass wir den Tag mit einer besonders unliebsamen Aufgabe starten sollen. Wenn es beispielsweise eine Aufgabe gibt, die du seit Tagen, Wochen oder gar Monaten immer weiter aufschiebst, weil du dich einfach nicht mit dem Thema befassen möchtest, dann solltest du dich morgen früh als erstes daran setzen, diese Aufgabe zu erledigen. Danach wirst du so erleichtert und glücklich darüber sein, diese Aufgabe endlich von deiner To-Do-Liste sowie auch aus deinen Gedanken streichen zu können, dass du anschließend direkt motiviert, konzentriert und produktiv weiterarbeiten möchtest.

Erledige kleine Aufgaben sofort.

Immer wieder müssen wir auch Aufgaben erledigen, die nur wenige Minuten unserer Zeit in Anspruch nehmen. Obwohl wir sie manchmal in weniger als zwei Minuten erledigen könnten, schieben wir sie immer weiter und weiter nach hinten – wodurch sie irgendwann deutlich größer und arbeitsaufwendiger erscheinen als sie eigentlich sind.

Eine Faustregel lautet daher: Erledige alle Aufgaben, die weniger als 2 Minuten deiner Zeit in Anspruch nehmen, sofort.

Setze dir Ziele.

Häufig fällt es gar nicht so leicht, motiviert zu arbeiten. Indem du dir bewusst machst, auf welches Ziel du hinarbeitest, kannst du deine Motivation drastisch erhöhen. Daher ist es unerlässlich, sich Ziele zu setzen, auf die man anschließend motiviert, produktiv und effizient hinarbeiten kann.

Tipp: Unterteile deine großen Ziele in kleine Zwischenziele. Wenn du dir lediglich ein riesiges Ziel setzt, dann erscheint dieses häufig kaum erreichbar zu sein. Wenn du deine Ziele jedoch in kleinere Ziele herunterbrichst, erkennst du genau, inwiefern du deinem großen Ziel näher kommst. Das wiederum steigert deine Motivation und sorgt dafür, dass du das nächste Zwischenziel gern direkt in Angriff nimmst, um ein weiteres Erfolgserlebnis feiern zu können.

Belohne dich selbst.

Indem du dich selbst belohnst, nachdem du ein wichtiges Projekt abgeschlossen hast oder an einem Tag sehr produktiv gearbeitet hast und viel geschafft hast, dann wirst du die Endorphine, die während der Belohnung ausgeschüttet werden, auch mit deinem Erfolgserlebnis in Verbindung bringen. Das wird dich langfristig motivieren, häufiger produktiv und konzentriert zu arbeiten, um anschließend dieselben Glücksgefühle zu empfinden.

Nach einem produktiven Tag kannst du beispielsweise schick essen gehen, dir dein Lieblingsessen nach Hause bestellen oder dich mit deinen Freunden auf ein Glas Wein treffen.
Außerdem ist es hilfreich, sich nicht nur nach außergewöhnlich großen Erfolgen zu belohnen, sondern auch dann, wenn du deine kleinen Zwischenziele erreicht hast. Wenn du ein Zwischenziel am Tag erreicht hast, kannst du dir beispielsweise eine Stunde lang Zeit für einen Spaziergang nehmen, dich mit deiner Lieblingsschokolade belohnen oder dir eine andere Freude bereiten. Auf die Art der Belohnung kommt es nicht an. Es geht bloß darum, deine produktiven Arbeitszeiten mit positiven Emotionen zu verknüpfen, sodass du zukünftig automatisch motiviert bist, besonders fleißig zu arbeiten.

Spare Zeit.

Hast du auch manchmal das Gefühl, dass der Tag im Nu verflogen ist, ohne dass du weißt, wo die Zeit eigentlich geblieben ist? Dann solltest du zukünftig genau darauf achten, wofür du deine Zeit verbrauchst. Schreibe dir hierzu beispielsweise über einen Zeitraum von einer Woche auf, was du von wann bis wann machst. So kannst du die entsprechenden Störfaktoren zukünftig gezielt vermeiden und dich auf die Aufgaben konzentrieren, die dich deinem Ziel näher kommen lassen. Stelle dir bei jeder Aufgabe die Frage, ob dir diese Aufgabe dabei hilft, dein Ziel zu erreichen. Falls dies nicht der Fall ist, dann überspring die Tätigkeit. Wenn du der Auffassung bist, dass die Aufgabe zur Erreichung deines Ziels beiträgt, dann erledige sie konzentriert.

Vermeide Störfaktoren.

Nicht nur unser innerer Schweinehund, sondern auch zahlreiche äußere Faktoren halten uns davon ab, so effizient wie nur möglich zu arbeiten. Das ist zum einen unser Smartphone, was immer mal wieder zwischendurch klingelt und vibriert. Wenn wir am PC arbeiten, sind das außerdem Hintergrundbenachrichtigungen, beispielsweise über neue Updates oder eingehende E-Mails.

Reduziere diese Störfaktoren auf ein Minimum, indem du dein Handy gezielt auf stumm stellst oder ganz ausschaltest und indem du deine E-Mails möglichst gesammelt beantwortest anstatt deine Arbeit immer und immer wieder zu unterbrechen, um eine einzelne E-Mail zu beantworten.

Räume deinen Arbeitsplatz auf.

Ein weiterer Störfaktor ist Unordnung in unserem Arbeitsumfeld. Zwar schwören einige Menschen darauf, dass sie in ihrem kreativen Chaos besser arbeiten können, doch das ist in der Regel bei eher wenigen Menschen tatsächlich der Fall. In den meisten Fällen sorgt ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz für geordnetere Gedanken, gesteigerte Konzentration und weniger Ablenkung.

Lass dich inspirieren.

Wem die Inspiration ausgeht, wenn er immer und immer wieder am selben Arbeitsplatz arbeitet, der kann (sofern möglich) auf verschiedene Arbeitsorte zurückgreifen, um sich mit Neuem zu umgeben. Hast du beispielsweise schonmal ausprobiert, in einem Café, im Park oder in einem Co-Working Space zu arbeiten?

Falls deine Arbeit es nicht zulässt, dass du an verschiedenen Orten arbeitest, dann kannst du zumindest deine Pausen gezielt nutzen, um deinen Kopf bei einem Spaziergang oder in einem Café wieder frei zu bekommen und neue Inspirationen zu sammeln.

Erledige ähnliche Aufgaben nacheinander.

Häufig nimmt die Einarbeitung in eine neue Aufgabe ganz besonders viel Zeit und Konzentration in Anspruch. Wenn wir dann im „Flow“ sind, arbeiten wir die Schritte schnell und konzentriert ab. Daher empfiehlt es sich, ähnliche Aufgaben in einem Rutsch zu erledigen, anstatt immer wieder zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln. Zwar behaupten einige Menschen, perfektes Multi-Tasking zu beherrschen und auf diese Weise super viel gleichzeitig erledigen zu können, doch für gewöhnlich können wir Arbeiten deutlich effizienter erledigen, wenn wir uns voll und ganz auf diese eine Aufgabe konzentrieren.

Automatisiere Arbeitsschritte so weit wie möglich.

Einige Arbeitsschritte müssen wir immer und immer wieder machen. Mache dir bewusst, welche Arbeitsschritte das in deinem Fall sind, und informiere dich anschließend darüber, ob es Möglichkeiten gibt, wie du diese Arbeiten automatisieren kannst. So kannst du viel Zeit sparen und dich auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich deine volle Aufmerksamkeit benötigen.

Nimm dir Zeit für Geist und Körper.

Man könnte meinen, dass wir besonders erfolgreich sein werden, wenn wir möglichst viele Stunden in der Woche auf unser Ziel hinarbeiten und alles andere erstmal zurückschrauben. Tatsächlich ist es jedoch so, dass es weniger relevant ist, wie lange, sondern wie produktiv und effizient wir arbeiten.

Wir können 60 Stunden in der Woche arbeiten und trotzdem weniger Arbeit erledigen als wenn wir bloß 40 Stunden in der Woche arbeiten. Das liegt ganz einfach daran, dass der Körper genügend Schlaf braucht sowie auch einen Ausgleich in Form von Sport und Entspannung. Achte also darauf, dass du dir genügend Zeit für deine Psyche und deinen Körper nimmst, um möglichst produktiv und effizient arbeiten zu können. Es ist besser, 40 Stunden lang in der Woche effizient zu arbeiten als 60 Stunden zu arbeiten, von denen du bloß 30 Stunden lang produktiv arbeitest und weitere 30 Stunden unkonzentriert.