Tipps für ein erfolgreiches Kritikgespräch mit deinem Mitarbeiter | © Foto von mohamed_hassan auf pixabay.com

Dass im Unternehmensalltag Fehler passieren, ist ganz normal – und es ist auch gut so. Denn aus Fehlern können alle Beteiligten lernen und ihr Verhalten und ihre Arbeit für zukünftige Situationen optimieren. Dennoch gefällt es wohl letztlich niemandem besonders, mit Kritik konfrontiert zu werden. Klar gibt es auch diejenigen, die die Kritik dankend und verständnisvoll annehmen. Doch es gibt auch diejenigen, die sich ewig lang verteidigen und rechtfertigen, und diejenigen, die sich von der Kritik verletzt und angegriffen fühlen und daraufhin traurig reagieren oder gar daran zweifeln, ob sie nach dieser Kritik überhaupt noch die Richtigen für den Job sind.

Und obwohl diese Kritikgespräche sowohl aufseiten des Arbeitnehmers als auch aufseiten der Führungskraft durchaus unangenehm sein können, sind sie unerlässlich. Dabei ist darauf zu achten, dass die Kritik nicht irgendwie aus einem Impuls heraus unüberlegt geäußert wird – denn dann kann es durchaus zu Äußerungen kommen, die beim Gegenüber auf Unverständnis und Widerstand stoßen.

Stattdessen sollte ein Kritikgespräch gut geplant und die Kritikpunkte wohl durchdacht sein.

Kritikgespräch planen

Wir kennen wohl alle diese Situation nach einer Diskussion, wenn uns plötzlich noch ein super wichtiger Punkt einfällt, den wir dem anderen gern noch entgegnet hätten – aber jetzt ist es zu spät und es wäre komisch, den anderen noch einmal auf das Thema anzusprechen.

Um derartige Situationen zu vermeiden, solltest du jedes Kritikgespräch mit deinen Mitarbeitern gut planen. Mache dir also Notizen zu den Dingen, die du gern ansprechen möchtest, und überlege dir grob, wie du deine Kritik formulieren möchtest. So kannst du deinem Mitarbeiter deine Kritik mit wohl überlegten Worten entgegenbringen, die möglichst keine Missverständnisse zulassen. Wenn du dir vor dem Gespräch bereits ein paar Formulierungen überlegst und sie laut aussprichst, kannst du zudem schonmal selbst prüfen, ob deine Formulierungen verständlich und konstruktiv klingen – und andernfalls andere Worte wählen.

Zeitpunkt für Kritikgespräch wählen

Damit ein möglichst konstruktives Kritikgespräch zustande kommen kann, musst du den richtigen Zeitpunkt wählen. Zum einen solltest du deine Kritik nicht äußern, während einer von euch beiden sehr emotional, also z.B. wütend oder traurig, ist. Denn in einer solchen Situation ist es schwierig, die Kritik verständlich und konstruktiv zu formulieren. Zum anderen solltest du nach dem Fehler deines Mitarbeiters nicht zu viel Zeit verstreichen lassen, damit ihr euch beide noch an die relevanten Einzelheiten erinnern könnt und damit die Kritik deinem Mitarbeiter nicht willkürlich erscheint.

Fairness im Kritikgespräch

Auch wenn du dich gerade vielleicht sehr über einen ärgerlichen oder gar folgeschweren Fehler deines Mitarbeiters ärgerst, solltest du ihm gegenüber fair bleiben. Informiere ihn daher frühzeitig darüber, dass du mit ihm ein Vier-Augen-Gespräch über das entsprechende Thema führen möchtest. So hast nicht nur du selbst, sondern auch dein Mitarbeiter die Möglichkeit, sich vorzeitig auf das Gespräch vorzubereiten.

Ein weiterer Tipp, wie du es schaffen kannst, dass ihr euch möglichst auf Augenhöhe begegnen und ein konstruktives Kritikgespräch führen könnt, ist jener, dass du das Gespräch auf neutralem Boden stattfinden lässt. Ein Kritikgespräch in deinem Büro hingegen könnte deinen Mitarbeiter einschüchtern. Ein weiterer Vorteil von einem Gespräch in einem neutralen Raum ist, dass jeder von euch danach wieder zu seiner Arbeit zurückkehren kann, ohne seinen Arbeitsraum unterbewusst weiterhin mit dem eventuell unangenehmen Kritikgespräch in Verbindung zu bringen.

Um deinem Mitarbeiter gegenüber fair zu bleiben, solltest du ihm außerdem die Möglichkeit einräumen, seine Arbeit und sein Verhalten selbst einzuschätzen und sich gegebenenfalls für entstandene Probleme und Fehler zu rechtfertigen. Zum einen wird dein Mitarbeiter offener für ein Gespräch sein, wenn er das Gefühl hat, ein ausgeglichenes Gespräch mit dir führen zu können, in dem auch er selbst seine Sicht der Dinge schildern kann. Zum anderen erhältst du auf diese Weise gegebenenfalls wertvolle Anhaltspunkte dafür, wie du die Arbeitsprozesse zukünftig verbessern kannst.

Höflichkeit & Sachlichkeit im Kritikgespräch

Ein erster wichtiger Schritt, um deinen Mitarbeiter dazu zu bringen, höflich und sachlich auf deine Kritik zu reagieren, ist jener, ihm auch selbst mit ebendieser Höflichkeit und Sachlichkeit zu begegnen.
Da du als Chef oder Führungskraft das Gespräch einleiten wirst, liegt es an dir, den ersten Schritt zu tun. Begrüße deinen Mitarbeiter daher freundlich und biete ihm etwas zu trinken an. Selbst wenn er keinen Durst hat, wird er während deiner Kritik froh darüber sein, sich an seinem Glas oder seiner Tasse „festhalten“ zu können.

Lasse deinen Mitarbeiter außerdem ausreden, wenn er etwas zu sagen hat.
Achte zudem darauf, keine generalisierenden Aussagen zu verwenden, da diese in der Regel bloß Widerstand und eine Abwehrhaltung provozieren. Außerdem solltest du darauf achten, Ich-Botschaften anstelle von anschuldigenden Du-Botschaften zu verwenden.
Nur wenn du bereit bist, deinem Mitarbeiter ein großes Maß ein Höflichkeit entgegenzubringen, kannst du dieses Verhalten auch von ihm erwarten.

Lösungsorientierung im Kritikgespräch

Letztendlich ist ein Kritikgespräch dafür da, um eine Lösung zu finden. Es geht also an erster Stelle nicht darum, deinem Mitarbeiter all die Dinge aufzuzählen, die dich in der Vergangenheit gestört haben oder dich auch aktuell noch ärgern. Stattdessen geht es im Kritikgespräch darum, eine Lösung für bestehende Probleme zu finden, gemachte Fehler wieder gut zu machen und Regelungen für die Zukunft zu finden.

Damit die Lösungen zukünftig auch von deinem Mitarbeiter motiviert umgesetzt werden, solltest du – sofern möglich – versuchen, die Lösungen mit deinem Mitarbeiter gemeinsam zu erarbeiten anstatt ihm eine in Stein gemeißelte Lösung vorzuschreiben, die er auf diese Art und Weise letztlich nicht umsetzen möchte oder kann.
Mache also ruhig ein paar Vorschläge, hör dir aber auch die Meinung und die Gegenvorschläge deines Mitarbeiters an. Gegebenenfalls stellst du fest, dass deine Lösungsvorschläge in der Praxis nur schwer umzusetzen sind.
Zeige deinem Mitarbeiter außerdem auf, wieso es wichtig ist, die gemachten Fehler zukünftig zu vermeiden und die Arbeitsprozesse entsprechend zu verbessern. Die Kritik sollte deinem Mitarbeiter nicht willkürlich vorkommen, sondern ihm muss deutlich werden, welche Konsequenzen es haben kann, wenn dieselben Fehler wieder passieren (z.B. Umsatzeinbuße, Verlust eines wichtigen Kunden, notwendiger Abbau von Arbeitsstellen, Kündigungen etc.).

Kooperatives Verhalten im Kritikgespräch

Damit dein Mitarbeiter deine Lösungsvorschläge bzw. die von euch gemeinsam erarbeiteten Lösungen in der Praxis möglichst schnell und erfolgreich umsetzen kann und keine Angst hat, weitere Fragen zu stellen, solltest du ihm deine Hilfe bei der Umsetzung zusichern. Verdeutliche ihm, wo und zu welchen Zeiten er dich erreichen kann. Wenn du ihm keine Hilfe zusicherst, wird es deinem Mitarbeiter nach eurem Kritikgespräch eventuell unangenehm sein, sich bei Fragen an dich zu wenden, und er wird seine Aufgaben mit Halbwissen bearbeiten anstatt dich um einen kurzen Rat zu bitten. Das bereitet nicht nur deinem Mitarbeiter emotionalen Stress, sondern sorgt auch für schlechte Arbeitsergebnisse.

Zeige dich außerdem zuversichtlich, auch wenn du ein paar Zweifel daran hast, inwiefern die Lösungen umgesetzt werden. So demonstrierst du, dass die gesteckten Ziele realistisch sind. Wenn dein Mitarbeiter hingegen das Gefühl bekommt, dass ihr eure Unstimmigkeiten und Probleme nicht in den Griff bekommen werdet und dass er für die Stelle nicht geeignet ist, so wird er voraussichtlich demotiviert sein und keine guten Ergebnisse mehr abliefern. Gegebenenfalls sieht er sich sogar schonmal nach einem neuen Arbeitgeber um.

Am Ende eures Gespräches solltest du dich freundlich verabschieden, damit dein Mitarbeiter mit neuer Positivität und Motivation in die Arbeit einsteigen kann anstatt sich weiterhin negative Gedanken über die Kritik und die vergangenen Fehler zu machen.

Nachbereitung & Kontrolle

Mache dir nach dem Kritikgespräch noch einmal Gedanken darüber, wie das Gespräch abgelaufen ist. Hast du das Gefühl, dass dein Mitarbeiter die Kritik verstanden und verinnerlicht hat – oder hat dein Mitarbeiter mit Unverständnis und Widerstand reagiert?

Behalte in der nahen Zukunft im Auge, inwiefern sich das Verhalten deines Mitarbeiters verändert. Achte dabei jedoch darauf, dass sich dein Mitarbeiter nicht übermäßig kontrolliert fühlt.

Wenn dein Mitarbeiter deine Kritikpunkte erfolgreich umsetzt, kannst du ihn hierfür loben. Wenn sein Verhalten jedoch gleich bleibt, er weiterhin die gleichen Fehler macht oder sogar zusätzlich mit arbeitsverweigerndem Widerstand reagiert, dann ist es notwendig, ein weiteres Kritikgespräch mit ihm zu führen – ein Kritikgespräch, in dem du dir nochmal überlegen solltest, ob du alle genannten Aspekte berücksichtigt hast und ob du deinem Mitarbeiter mit ausreichend Respekt, Fairness, Höflichkeit und Sachlichkeit begegnet bist.