Der Gründer des Unternehmens Z-RECHNUNG: Vadim Bauer

Vadim hat uns mit einem Interview einen Einblick in sein Team und sein Unternehmen Z-RECHNUNG verschafft, welches wir euch hier vorstellen möchten.

1. Wer gehört alles zum Gründungsteam von Z-RECHNUNG? Stell dich und dein Team doch bitte kurz vor.

Ich habe in Siegen und Valencia Informatik studiert und war nach dem Abschluss als IT Freelancer selbständig. 2009 bin ich als Software Engineer für die UBS in die Schweiz gekommen und habe 2015 Z-RECHNUNG gegründet – das ist ein Produkt der 8gears AG, bei der ich Geschäftsführer bin. Die 8gears AG bietet Software Entwicklung an und auch Docker-Workshops. Ich habe über 18 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und bin seit 2013 in der Electronic Invoicing Community in Deutschland aktiv. In dem Zusammenhang habe ich auch Konik entwickelt, die ZUGFeRD Open Source Bibliothek – ebenfalls ein Produkt der 8gears AG.

Lukas Bros und Simon Stepniak sind beide Diplom Informatiker und unterstützen bei der Software Entwicklung von Krakau und Warschau aus. Dr. Valerio Bauer hat Wirtschaftsingenieur-Wesen studiert und ist Geschäftsführer der CIMSA S.A. in Barcelona, er ist bei uns für das Business Development verantwortlich. Charlotte Kienzle unterstützt uns bei E-Marketing-Aktivitäten und Social Media, kommt ursprünglich aus der internationalen Hotellerie und arbeitet seit mehreren Jahren in der Finanzindustrie in der Schweiz.

2. Wie habt ihr euch kennengelernt? Kanntet ihr euch schon vor der Unternehmensgründung oder habt ihr euch erst auf der Suche nach einem passenden Mitgründer kennengelernt?

Valerio ist mein Bruder, mit ihm habe ich quasi schon immer über Ideen zur Selbstständigkeit diskutiert – während unserer Studienzeit in Siegen, in der wir lange zusammengewohnt haben, später über Skype oder eben bei gegenseitigen Besuchen in Zürich und Barcelona! Wir haben in den letzten Jahren wirklich schon sehr viele Ideen gewälzt – und auch wieder verworfen! Er hat ein gutes Know-how über die Sichtweise von KMUs, die ja eine der Zielgruppen von Z-RECHNUNG sind. Lukas, Simon und Charlotte habe ich über das Internet kennengelernt.

3. Wie würdest du Z-RECHNUNG in einem Satz beschreiben?

Mit Z-RECHNUNG werden Eingangs-und Ausgangsrechnungen automatisiert und schnell verarbeitet.

4. Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen im Gegensatz zu gewöhnlichen Papierrechnungen?

Es gibt sehr viele Vorteile:
a. Man muss Rechnungen nicht mehr von Hand erfassen. Dies minimiert viele Fehlerquellen und spart auch noch viel Zeit.
b. Schnellere Zustellung der Rechnung an den Kunden, damit auch schnellere Begleichung und Liquiditäts- und Kostenvorteile, z.B. weniger Zinsen.
c. Keine Lagerung von Rechnungen, weil diese nicht mehr in Papierform archiviert werden müssen.
d. Man hat keine Portokosten.

5. Welche Möglichkeiten und Funktionen bietet Z-RECHNUNG seinen Nutzern?

Hauptsächlich geht es bei uns darum, die eintreffenden Rechnungen so automatisch bereitzustellen und evtl. aufzuarbeiten, damit diese vom ERP-System automatisch verarbeitet werden können.
Darüber hinaus kann man auch einfach elektronische Rechnungen online erstellen und versenden.

6. Was hebt Z-Rechnung von anderen Anbietern ab? Was macht euer Angebot besonders?

Wir haben eine eRechnung-Enablement-Plattform entwickelt, die es allen Unternehmen ermöglicht, ihre gesamten Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Entweder online oder in Kombination mit einem bestehenden ERP-System und zwar ohne dass Investitionen nötig werden

7. Für wen eignet sich eure Webapplikation und für wen eignet sie sich nicht? Welche Voraussetzungen muss man schaffen, um mit Z-RECHNUNG arbeiten zu können?

Es hängt ein wenig davon ab, wie viele Rechnungen man schreibt oder erhält. Unser Fokus liegt auf KMUs mit einem eigenen ERP-System die über Z-RECHNUNG ihre Rechnungen erhalten wollen. Für kleine Unternehmen die wenig Rechnungen versenden und schreiben ist wiederum unsere Online-Plattform die richtige Lösung: damit können sie Rechnungen kostenlos einfach erstellen. Egal für welche Variante man sich interessiert – wir sind gerne da, um individuell anzusehen, welche Lösung die richtige ist und wie ein Unternehmen umstellen kann.

8. Was genau sind ZUGFeRD-konforme Rechnungen?

ZUGFeRD oder dessen Nachfolger ZUGFeRD 2.0 ist ein Europäischer e-Rechnungs-Standard.
ZUGFeRD ist eine Abkürzung und steht für “Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein Format für elektronische Rechnungen. Das Besondere daran ist, dass ZUGFeRD ein Hybridformat ist. Es besteht aus einem gewöhnlichen PDF, in das eine XML-Datei im ZUGFeRD-Format eingebettet ist. Dieser einfache Trick aus PDF + XML hat große Konsequenzen beim Umstieg auf elektronische Rechnungen. Es ermöglicht zum Einen die automatische Rechnungsverarbeitung, enthält aber die alternative Option, dass die Rechnung auch von Menschen verarbeitet werden kann. Der Rechnungssteller muss sich vorab keine Gedanken darüber machen, ob bestimmte Empfänger die Rechnung automatisch verarbeiten können oder nicht. Er sendet an alle Empfänger die Rechnung im ZUGFeRD-Format. Diejenigen Empfänger, die diese noch nicht automatisch verarbeiten können, machen es einfach manuell – also so wie vorher schon.

9. Wie berechnet sich der Preis für den Nutzer?

Es kommt bei uns stark auf die Menge der verarbeiteten Rechnungen an. Man kann kostenlos starten und bei 250 verarbeiteten Rechnungen im Monat zahlt man 50.

10. Wann habt ihr Z-RECHNUNG gegründet und mit welcher Vision?

Das war eigentlich purer Zufall! 1998 habe ich mit der Selbständigkeit angefangen und neben der Schule für kleine Firmen Computer und Netzwerke eingerichtet und Unternehmen ans Internet angeschlossen. Dazu gehörte dann auch das Installieren und Einrichten von ERP-Systemen.
Damals bin ich das erste Mal mit einem ERP-System in Berührung gekommen und habe selbst angefangen eines zu verwenden. Auf einmal waren Auftragswesen und Buchhaltung viel einfacher! Damit konnte sogar jemand wie ich, der keine Ausbildung oder Erfahrung darin hatte, mein Unternehmen organisieren.
Damals habe ich mich schon gewundert, dass man die Belege zwar einfach über E-Mail austauschen konnte, aber die Verarbeitung immer noch mühselig war und das ERP da keine Hilfe war. Das Prinzip ist immer das Gleiche: auf der einen Seite tippt jemand die Daten in sein ERP-System ein und erzeugt die Rechnung – und auf der anderen Seite muss der Empfänger im Grunde genau das Gleiche abtippen, nur dieses Mal in sein ERP-System. Die einzige Schnittstelle ist der Mensch.
Ich dachte, dass sich diese doppelte Arbeit doch reduzieren lassen muss! Ganz naiv habe ich nach Lösungen gesucht und mit Firmen im Bereich EDI (Electronic Data Interchange) gesprochen. Diejenigen, die sich die Mühe machten mir überhaupt zu antworten erklärten mir, dass die Idee nicht nur verrückt war, sondern sehr kompliziert. Deshalb hab ich mich irgendwann damit abgefunden. Das änderte sich, als ich 2013 in einem Newsbeitrag etwas über das neue ZUGFeRD-Format las. Ich habe mich an das Thema von damals erinnert und mir Gedanken darüber gemacht, wo das Problem bei eRechnungen heute liegt und wie man das lösen könnte.

11. Wie hat sich euer Unternehmen seitdem entwickelt?

Unser Produkt hat sich gut entwickelt! Wir haben aber in den letzten Monaten gemerkt, dass eine Plattform für Rechnungsverarbeitung im Allgemeinen größeres Potential verspricht als unser Produkt Z-RECHNUNG alleine. Das bedeutet, dass wir Z-RECHNUNG weiter öffnen werden, so dass andere Dienstleister ihre Leistungen via API über Z-RECHNUNG anbieten können. Konkretes Beispiel: ein KMU hat einen Online-Shop. Z-RECHNUNG ist in den Online-Shop eingebunden und verbindet den Shop mit dem Rechnungswesen-System oder dem Steuerberater.

12. Welche Meilensteine habt ihr seitdem erreicht? Worauf bist du besonders stolz?

Wir sind seit 2016 in dem CTI-Programm Entrepreneurship (ehemals venturelab), das Startups aus Wissenschaft und Wirtschaft unterstützt – dass wir da aufgenommen wurden, darauf bin ich schon stolz! Außerdem ist es sicher ein Meilenstein, dass Z-RECHNUNG jetzt seit knapp zwei Jahren läuft und wir immer wieder positives Feedback von Usern erhalten – dass die Software intuitiv ist zum Beispiel.

13. Wo seht ihr euch in 5 Jahren?

Ich hoffe, dass wir dann soweit sind, dass ein noch größerer Teil der Unternehmen Rechnungen automatisiert verarbeiteten kann. Für uns bedeutet es dann natürlich, dass wir etwas vom Kuchen abbekommen werden. ZUGFeRD wird spätestens 2018 EU-Standard. Je weiter sich der Standard durchsetzt, desto besser ist es auch für uns. In fünf Jahren hoffen wir natürlich, dass wir einen riesigen Marktplatz haben auf dem unsere Partner ihre Dienstleistungen anbieten. Dahingehend sind wir sehr optimistisch.

14. Welche 3 Tipps würdet ihr anderen Startup-Gründern mit auf den Weg geben?

Man sollte sich Zeit dafür nehmen, ein Business Modell auf die Beine zu stellen das wirklich Hand und Fuß hat und sich nicht hetzen lassen oder eine App oder Webseite auf die Beine stellen, nur weil man das kann.
Was weitere gute Ratschläge angeht, möchte ich lieber ein paar Bücher empfehlen die mich zum Nachdenken gebracht haben:
1. “Kopf schlägt Kapital” von Günter Faltin
2. “The $100 Startup” von Chris Guillebeau
3. “The Lean Startup” von Eric Ries

Vielen Dank nochmal an Vadim und sein Team von Z-RECHNUNG. Wir wünschen euch für die Zukunft auch weiterhin viel Erfolg! 😊