Sein es Bewerbungsschreiben für eine offene Stelle oder Bewerbungsschreiben für Lieferantenausschreibungen – Es bleibt nicht aus, dass man als Unternehmer einigen Bewerbern absagen muss. Damit Sie bei den Bewerbern dennoch in guter Erinnerung bleiben und Sie dem Ruf Ihres Unternehmens nicht schaden, sollten Sie sich nicht nur bei Zusagen Mühe geben, sondern auch bei den Absageschreiben.
Wir haben Ihnen daher ein paar Tipps zusammengefasst, die Sie beherzigen sollten, wenn Sie einem Bewerber absagen:

1. Zeitnahe Rückmeldung

Nicht nur bei Zusagen, sondern auch bei Absagen, sollten Sie die Bewerber mit einem hohen Maß an Respekt begegnen. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie sich bei den Bewerbern zeitnah zurückmelden. Häufig kommt es sogar vor, dass Bewerber, dessen Bewerbung nicht angenommen wurde, gar keine Antwort erhalten. Das rückt ein Unternehmen beim Bewerber nicht gerade in gutes Licht. Also sollten Sie ihren Bewerbern immer eine Antwort auf Ihre Bewerbung schicken. Außerdem sollte dies möglichst zeitnah geschehen, da die Bewerber vermutlich gespannt auf eine Antwort warten und sich bei einer Absage noch um weitere Bewerbungen kümmern müssen.

2. Eine personalisierte Absage verfassen

Vermutlich haben Ihre Bewerber sich viel Mühe mit ihrer Bewerbung gegeben. Wenn Sie den Bewerber trotz einer gelungenen Bewerbung, beispielsweise wegen fehlender Qualifikationen, nicht annehmen können, sollten Sie ihm dennoch ein genügendes Maß an Wertschätzung entgegenbringen, indem Sie ihm eine personalisierte Absage zukommen lassen. Standardabsagen kommen bei Bewerbern nie gut an. In Bezug auf ein personalisiertes Schreiben sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass der Name des Bewerbers richtig geschrieben ist, auch wenn er noch so exotisch ist.

3. Nichtssagende Floskeln und veraltete Phrasen vermeiden

Häufig sind Absageschreiben gefüllt mit nichtssagenden Floskeln, die seit Jahren oder Jahrzehnten immer wieder verwendet werden, obwohl sie nicht mal mehr eine wirkliche Bedeutung haben. Diese sollten Sie allerdings vermeiden. Der Bewerber gibt sich mit seiner Bewerbung viel Mühe und verdient somit auch eine aussagekräftige Antwort. Daher sollten Sie Sätze wie „Wir senden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück“ oder verschachtelte, mit Höflichkeitsfloskeln vermeintlich verschönerte Sätze vermeiden.

4. Gründe nennen oder besser darauf verzichten?

Der Bewerber möchte in der Regel gerne wissen, woran es lag, dass er eine Absage erhält, sodass er an sich oder seiner Bewerbung arbeiten kann, um bei der nächsten Bewerbung mehr Glück zu haben.
Hier scheiden sich allerdings die Geister: Sollen bei einer Absage die Gründe dafür genannt werden oder sollte man besser darauf verzichten?
Einerseits möchten die Bewerber, die eine Absage erhalten haben, natürlich wissen, woran es lag, dass sie keine Zusage erhalten haben. Andererseits bietet das Nennen der Gründe in einem Absageschreiben hinsichtlich des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) auch eine Grundlage für eine mögliche Klage von Seiten des Bewerbers. Daher wird von Juristen häufig empfohlen, eine Absage nicht zusätzlich zu erläutern.
Was ist hier also die beste Möglichkeit?
Wenn Sie die Gründe für die Absage rechtskonform aufführen können, sollten Sie dies auch tun. Rechtskonform sind die Gründe immer dann, wenn die Absage tatsächlich darauf zurückzuführen ist, dass eine Diskrepanz zwischen den fachlichen Qualifikationen des Bewerbers und dem Anforderungsprofil der entsprechenden Stelle besteht. Haben Sie sich jedoch für einen anderen Bewerber oder eine andere Bewerberin entschieden, da er zum Beispiel als Mann/Frau besser ins Team passt, vom Alter her besser zu den anderen Kollegen passen wird oder Ihnen auf persönlicher Ebene sympathischer war, sollten Sie diese Gründe auf jeden Fall unbenannt lassen. Andernfalls liefern Sie dem abgelehnten Bewerber eine hervorragende Grundlage für eine Klage.

5. Ehrlichkeit währt am längsten

Wenn die Qualifikationen des Bewerbers zu weit von dem Anforderungsprofil abweichen, sollten Sie ihm das auch ehrlich mitteilen und nicht nach Ausreden suchen. Wenn Sie dem Bewerber eine Absage zukommen lassen, weil seine Qualifikation für die Stelle nicht ausreichen, dann sollte er das auch (auf eine höfliche Weise!) erfahren. Sie sollten Ausreden wie „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Stelle bereits besetzt wurde“ oder „Leider haben wir bereits einen besser geeigneten Bewerber gefunden“ vermeiden, wenn dies nicht der Fall ist. Wenn Sie dann z.B. eine neue Stellenanzeige im Internet schalten oder in der Zeitung veröffentlichen, da Sie noch keinen geeigneten Bewerber gefunden haben, wird das bei dem abgelehnten Bewerber nicht gut ankommen, wenn Sie ihm zuvor gesagt oder in einem Absageschreiben geschrieben haben, dass die Stelle bereits besetzt ist.

6. Höflichkeit & Freundlichkeit bewahren

Auch wenn Sie in ihrem Absageschreiben ehrlich sein sollten, wollen Sie den Bewerber natürlich nicht verletzen. Achten Sie in jeder Absage darauf, dem Bewerber nicht zu nahe zu treten und ihn nicht zu verletzen. Auch eine Absage mit negativer Kritik kann man auf eine einfühlsame Art und Weise rüberbringen. Tragen Sie mit nett gemeinten Formulierungen allerdings auch nicht zu dick auf, ansonsten fühlt sich der Bewerber womöglich nicht mehr ernst genommen.

7. Übermäßig viele negative Worte vermeiden

Auch wenn Sie eine schlechte Nachricht überbringen müssen, sollten Sie nicht übermäßig viele negativ klingende Signalwörter wie „leider“, „zu unserem Bedauern“ oder „unglücklicherweise“ verwenden. Selbstverständlich ist es in Ordnung, einmal zu schreiben, dass Sie dem Bewerber „leider“ nicht zusagen können. Wenn sich diese Wörter aber häufen, kann sich der Text für den Bewerber schnell ironisch anhören.

8. Ist eine zukünftige Bewerbung erwünscht?

Der Bewerber hatte hervorragende Qualifikationen vorzuweisen, hat aber leider nicht optimal zur ausgeschriebenen Stelle gepasst? Lassen Sie den Bewerber wissen, wenn er sich zu einem späteren Zeitpunkt nochmal bewerben soll. Das wird Ihre Wertschätzung verdeutlichen und ein solches Kompliment wird den abgelehnten Bewerber vermutlich schneller über die Absage hinwegtrösten können.

Grundsätzlich sollten Sie eine Absage möglichst so verfassen, wie Sie sich eine Absage als Empfänger auch wünschen würden. Lesen Sie sich die fertige Absage noch einmal durch: Hört sich ein Satz gemein an? Schreiben Sie ihn um. Hört sich ein Satz übertrieben nett an, so dass man ihn schon als Ironie auffassen könnte? Dann schreiben Sie ihn um.
Wenn Sie die oben aufgezählten Tipps beim Schreiben einer Absage beherzigen, sollte Ihre Absage beim abgelehnten Bewerber (so weit wie möglich) gut ankommen und ihm kein schlechtes Bild von Ihrem Unternehmen vermitteln.