Manchmal ist es notwendig, einem Mitarbeiter zu kündigen. Wir zeigen dir, wie du die Kündigung möglichst schmerzhaft über die Bühne bringst. | © Foto von geralt auf pixabay.com

Einem liebgewonnenen Mitarbeiter zu kündigen, ist nie schön – und trotzdem manchmal notwendig. Schließlich kann ein Mitarbeiter nicht bloß im Unternehmen gehalten werden, weil man es nicht übers Herz bringt, ein Kündigungsgespräch mit ihm zu führen. So können beispielsweise Umsatzschwierigkeiten eine Kündigung zwingend notwendig machen, um die Existenz eines Unternehmens sichern zu können.

Wenn du als Arbeitgeber gerade selbst von einer derartigen Situation betroffen bist, möchten wir dir zunächst sagen, dass du dich nicht persönlich schuldig fühlen musst. Solange du deinem Mitarbeiter aus fairen Gründen kündigst, ist es in Ordnung und kann notwendig sein, diesen Schritt zu gehen.

Ein Kündigungsgespräch stellt sowohl dich als Arbeitgeber als auch deinen Mitarbeiter vor eine große Herausforderung. Derjenige, dem gekündigt wird, wird häufig mit Existenzängsten und Selbstzweifeln konfrontiert. Um deinem Mitarbeiter den Abschied von deinem Unternehmen so wenig schmerzhaft wie möglich zu machen, haben wir dir im Folgenden ein paar Tipps zusammengestellt.

Prüfe die Kündigungskriterien.

Auch wenn es betriebsbedingt notwendig ist, Personalkosten einzusparen, darfst du dir nicht willkürlich einen Mitarbeiter aussuchen, dem du kündigst. Das Arbeitsrecht legt fest, in welchen Fällen einem Mitarbeiter gekündigt werden darf. Eine Kündigung kann zum einen betriebsbedingt und zum anderen personen- oder verhaltensbedingt sein.

Eine fristlose, außerordentliche Kündigung kommt nur in sehr schwerwiegenden Fällen in Frage (§ 626 Bürgerliches Gesetzbuch). So kannst du deinem Mitarbeiter beispielsweise kündigen, wenn er androht, eine Krankmeldung einzureichen, wenn du ihm keinen Urlaub genehmigt hast, doch zu diesem Zeitpunkt keine Anzeichen einer Krankheit zu erkennen sind (Urteil des BAG 1992). Weitere Gründe für eine außerordentliche Kündigung sind beispielsweise äußerst schwerwiegende Fälle von Ausländerfeindlichkeit am Arbeitsplatz (Urteil des BAG 1996), der Diebstahl von Betriebseigentum (Urteil des BAG 1984), die bewusste Beleidigung des Arbeitgebers (Urteil des LAG Köln 1997) oder unerlaubte Konkurrenztätigkeiten (Urteil des LAG Rheinland-Pfalz 1997).

Berücksichtige die Kündigungsfrist.

In allen anderen Fällen muss die Kündigung innerhalb der Kündigungsfrist stattfinden. Diese kann je nach Arbeitsvereinbarungen und Tarifvertrag anders ausfallen und hängt zudem davon ab, wie lang der Arbeitnehmer bereits in deinem Unternehmen beschäftigt ist. Das deutsche Gesetz sieht für Personen, die bereits sehr lang in einem Unternehmen beschäftigt sind, eine längere Kündigungsfrist vor als für Personen, die erst seit Kurzem in dem Betrieb arbeiten.

Plane das Trennungs- und Kündigungsgespräch angemessen.

Bevor du das Kündigungsgespräch antrittst, solltest du dir überlegen, ob du das Kündigungsgespräch und das Trennungsgespräch in einem einzigen Gespräch oder einzeln führen möchtest. Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, ob die Kündigung für den Mitarbeiter unerwartet kommt oder ob zu erwarten ist, dass bereits damit gerechnet hat, dass ihr bald getrennte Wege gehen werdet.
Wenn das Kündigungsgespräch für deinen Mitarbeiter aus heiterem Himmel kommt, empfiehlt es sich häufig, das Kündigungsgespräch und das anschließende Trennungsgespräch getrennt zu führen, sodass sich der Gekündigte nach dem anfänglichen Schock zunächst zurückziehen und die schlechte Nachricht verdauen kann. Wenn dein Mitarbeiter hingegen bereits mit einer Kündigung gerechnet hat, dann ist er wahrscheinlich eher froh, Kündigungs- und Trennungsgespräch in einem einzigen unangenehmen Gespräch hinter sich bringen zu können.

Suche das persönliche Gespräch.

Bringe deinem Mitarbeiter ausreichend Respekt entgegen, um ein persönliches Gespräch zu führen. So kannst du ihm die Kündigung offen und ehrlich erklären und gibst ihm die Gelegenheit, eventuelle Rückfragen zu stellen. Eine Kündigung per E-Mail oder Post hingegen vermittelt deinem Mitarbeiter, dass er weder menschlich noch fachlich wertgeschätzt und einfach vom Unternehmen abgeschrieben wird.

Auch wenn es für dich als Arbeitgeber leichter ist, eine schriftliche Kündigung auf den Weg zu bringen, solltest du also auf jeden Fall ein persönliches Gespräch mit deinem Mitarbeiter führen.

Sei transparent und ehrlich.

Für deinen Mitarbeiter kommt die Kündigung gegebenenfalls unerwartet, vor allem wenn er derzeit noch an großen Projekten arbeitet oder vor Kurzem noch von dir gelobt wurde. Eine Kündigung (egal ob unerwartet oder nicht) wird deinen Mitarbeiter in jedem Fall vor die Frage stellen, wieso ausgerechnet er seinen Job in deinem Unternehmen verliert. Um zu verhindern, dass sich dein Mitarbeiter diesem emotionalen und geistigen Stress aussetzt, über eventuelle Kündigungsgründe zu grübeln, solltest du ihm diese transparent und ehrlich darlegen. Erkläre zum einen, warum eine Kündigung notwendig geworden ist – etwa weil die Personalkosten aufgrund von zu geringem Umsatz zu hoch sind. Erkläre deinem Mitarbeiter zum anderen auch, wieso die Wahl der zu kündigenden Mitarbeiter gerade auf ihn (und nicht etwa auf einen seiner Kollegen) gefallen ist. Führe transparent auf, nach welchen Kriterien diese Entscheidung getroffen wurde.

Führe keine Diskussion über die Kündigungsgründe.

Während die einen im Kündigungsgespräch weitestgehend ruhig dasitzen, zuhören und anschließend wieder ohne viele Worte gehen, sind andere Menschen eher aufbrausend und suchen in einer derartigen Situation eine Diskussion. Zwar solltest du deinen Mitarbeitern offen mitteilen, welche Gründe du für die Kündigung hast, und auch berechtigte Rückfragen zulassen und beantworten. Führe mit deinem Mitarbeiter jedoch keine Diskussion über die Kündigungsgründe oder die Kündigung selbst.

Stehe hinter der Geschäftsführung und der Entscheidung.

Wenn nicht du selbst derjenige bist, der sich für die Kündigung dieses Mitarbeiters entschieden hat, agierst du stellvertretend für den verantwortlichen Geschäftsführer. Das heißt, dass du deinem Mitarbeiter im Kündigungsgespräch genau das sagen musst, was die Geschäftsführung beschlossen hat – auch wenn du selbst lieber jemand anderem gekündigt hättest oder die Kündigungsgründe nicht gerechtfertigt findest. Diese Zweifel und Kritik an der Entscheidung solltest du als Führungskraft auf keinen Fall vor dem gekündigten Mitarbeiter zur Schau tragen – denn deine Worte könnten schnell gegen dich verwendet werden.

Wahre das Selbstwertgefühl deines Mitarbeiters.

Nach einer Kündigung verfallen viele Menschen in Selbstzweifel und depressive Phasen. Versuche, deine Mitarbeiter hiervor zu schützen, indem du ihnen auch die Dinge sagst, aufgrund derer du sie fachlich oder auch persönlich schätzt und respektierst. Achte hier darauf, dass der gekündigte Mitarbeiter dieses Lob zum einen nicht als Floskel auffasst und dass aus dem Lob zum anderen keine Diskussion über die Kündigung entspringt.

Sei verständnisvoll und einfühlsam.

Jeder Mensch reagiert auf einen Schock, eine unerwartete Nachricht und somit auch auf ein Kündigungsgespräch anders. Die einen werden wütend und gegebenenfalls unsachlich, andere werden traurig und können sich vielleicht auch ein paar Tränen nicht verkneifen und noch andere sind fassungslos und ganz still. All diesen Gefühlen und Reaktionen solltest du in einem Kündigungsgespräch Akzeptanz, Verständnis und Respekt entgegenbringen. Bleib sachlich, verständnisvoll und freundlich, auch falls dein Mitarbeiter unangemessene Dinge sagt.
Falls dein Gegenüber sehr emotional auf die schlechte Nachricht reagiert, solltest du in der Situation abwägen, ob du das Gespräch über die Trennungsdetails lieber auf einen späteren Zeitpunkt vertagen möchtest, damit sich dein Mitarbeiter erstmal von der Nachricht erholen kann.

Biete dem gekündigten Mitarbeiter eine bezahlte Freistellung an.

Es ist nicht selten, dass sich Mitarbeiter für den Zeitraum zwischen Kündigung und Ausscheidetermin krankschreiben lassen. Das zeigt, wie unangenehm und sinnlos es vielen Gekündigten erscheint, weiterhin zur Arbeit zu erscheinen, wenn sie sowieso in kurzer Zeit aus dem Unternehmen ausscheiden werden. Sofern es betrieblich möglich ist, ist es daher eine gute Lösung und ein nettes Entgegenkommen, wenn du deinem Mitarbeiter eine bezahlte Freistellung anbietest. Das bedeutet, dass er bis zum Ausscheidetermin nicht mehr zur Arbeit kommen muss, aber weiterhin bezahlt wird. Das erspart deinem Mitarbeiter die unangenehme Zeit zwischen Kündigung und Ausscheidetermin sowie unangenehme Blicke von seinen Kollegen. Außerdem gibst du ihm hiermit mehr Zeit, um den Schock der Kündigung zu verarbeiten, den Blick wieder positiv auf die Zukunft zu richten und sich auf das Suchen einer neuen Stelle zu konzentrieren.

Biete deinem Mitarbeiter Hilfe bei der Stellensuche an.

Mit einer Kündigung stellst du deinen Mitarbeiter vor eine neue Herausforderung. Er muss einen neuen Job finden, um seinen Lebensunterhalt bestreiten zu können. Hierfür solltest du ihm deine Unterstützung zusichern.
Zum einen kannst du ihm anbieten, seine Formulierungen für sein Arbeitszeugnis zu berücksichtigen – selbstverständlich nur, sofern diese vertretbar sind. Wenn dein Mitarbeiter beispielsweise nahezu täglich zu spät zur Arbeit erschienen ist, solltest du im Arbeitszeugnis natürlich nicht schreiben, dass er sehr pünktlich ist.
Außerdem kannst du ihm anbieten, dass er dich bei Bewerbungen als Referenzperson angeben kann.

Eine weitere Möglichkeit zur Unterstützung deines gekündigten Mitarbeiters ist es, einen Karriereberater (auch Newplacementberater genannt) einzusetzen. Dieser lässt den Mitarbeiter in die Zukunft schauen und den Schock aus der Kündigung schneller verdauen als wenn er allein vor der großen Herausforderung der Stellensuche stände. Außerdem stimmen Mitarbeiter in diesem Fall eher einem Aufhebungsvertrag zu, welcher dich davor schützt, dass dein ehemaliger Mitarbeiter rechtlich gegen die Kündigung vorgehen kann.
Indem du deinen Mitarbeiter auch noch nach der Kündigung unterstützt, vermittelst du denjenigen Mitarbeitern, die weiterhin in deinem Unternehmen arbeiten, dass du deine Mitarbeiter mit Respekt und Anstand behandelst, und verhinderst so, dass deine Mitarbeiter sich aus Angst vor einer unanständigen Kündigung von deinem Unternehmen abwenden und sich eigenständig nach einem neuen Job umschauen.

Nimm die Reaktion deines Mitarbeiters nicht persönlich.

Dein Mitarbeiter wird voraussichtlich nicht gerade begeistert auf die Kündigung reagieren. Da fallen manchmal auch Äußerungen oder Blicke, die situationsbedingt sind und nicht persönlich genommen werden sollten. Ein Kündigungsgespräch ist eine sehr undankbare Aufgabe. Sei daher stolz auf dich, dieses Gespräch gemeistert zu haben, anstatt die enttäuschte oder auch wütende Reaktion deines Mitarbeiters auf dich selbst zu beziehen.