Die gezielte Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist wichtig, damit sie sich wohlfühlen und zukünftig produktiv und motiviert in deinem Unternehmen arbeiten. | © Foto von Free-Photos auf pixabay.com

Wer sein Unternehmen mit einem Ein-Mann-Team startet und immer mehr Aufträge erhält, steht irgendwann vor der Frage, ob er Aufträge ablehnen oder eine weitere Person ins Boot holen soll. Wenn du dich als Unternehmer dafür entscheidest, dein Team um einen weiteren Mitarbeiter zu vergrößern, ist es wichtig, deinen neuen Mitarbeiter so gut wie möglich in seinen Aufgabenbereich einzuarbeiten. Nur so wird er zukünftig produktiv arbeiten können und einen möglichst großen Beitrag zum Unternehmenserfolg beitragen können.

Bereite dich rechtzeitig vor.

Eine entsprechende Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Einarbeitung. Sorge dafür, dass dein neuer Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag direkt Zugriff auf sein E-Mail-Postfach, notwendige Dokumente und Programme hat. Für deinen neuen Mitarbeiter wäre es ärgerlich, wenn er die Hälfte seines ersten Arbeitstages damit verschwenden müsste, darauf zu warten, bis du alle entsprechenden Vorbereitungen getroffen hast.

Lege Zuständigkeiten fest und kommuniziere sie.

Als neuer Mitarbeiter ist es angenehm zu wissen, an wen man sich bei Fragen wenden kann. Wenn du deinen ersten Mitarbeiter einstellst, ist klar, dass er seine Fragen bloß an dich richten kann. Wenn du jedoch bereits ein kleines oder auch größeres Team aufgebaut hast, solltest du festlegen, wer für die Einarbeitung in welchem Bereich zuständig ist. Es gibt für einen neuen Mitarbeiter wohl kaum etwas unangenehmeres als am ersten Arbeitstag nur rumzusitzen und sich fehl am Platz zu fühlen. Wenn du dich nicht selbst um die Einarbeitung kümmerst, lege daher rechtzeitig fest, wer deiner Mitarbeiter für welchen Teil der Einarbeitung zuständig ist, wer deinem neuen Mitarbeiter die Räumlichkeiten zeigt etc.
Am besten machst du diese Zuständigkeiten nicht nur deinen bestehenden Mitarbeitern deutlich, sondern zeigst auch deinem neuen Mitarbeiter zeitnah auf, wie seine ersten Arbeitstage aussehen werden, wer für seine Fragen zuständig ist usw.

Arbeite mehrere neue Mitarbeiter gleichzeitig ein.

Wenn du in kurzer Zeit mehrere neue Mitarbeiter benötigst, empfiehlt es sich, einen gemeinsamen Arbeitsbeginn für alle neuen Mitarbeiter festzulegen. So kannst du dir viel Arbeit sparen, indem du die abteilungsübergreifenden Arbeitsprozesse und Programme nur einmal erklären musst. Außerdem fühlen sich deine neuen Mitarbeiter so direkt miteinander verbunden.

Sei offen für Fragen und bleib geduldig.

Wer in ein neues Unternehmen eingearbeitet wird, wird gleichzeitig mit vielen fremden Menschen, neuen Aufgaben und ungewohnten Arbeitsprozessen konfrontiert. Da fällt es schwer, sich alle Namen, Aufgaben, Prozesse und Details zu merken. Begegne deinem neuen Mitarbeiter also mit Verständnis und Geduld, wenn er dir einige Fragen stellt. Wenn du hingegen genervt auf die Nachfragen deines neuen Mitarbeiters reagierst, wird es ihm zukünftig schwer fallen, mit auftretenden Fragen auf dich zu zu kommen. Anstatt dir eine Frage zu stellen wird er seine Aufgaben also gegebenenfalls mit Halbwissen erledigen und somit nur mittelmäßige Ergebnisse abliefern können.

Die Einarbeitung als stetiger Prozess

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist nicht nach einem einzigen Tag erledigt. Auch Tage, Wochen oder Monate später können noch Fragen auftreten, die es zu klären gilt, um möglichst gute Arbeitsergebnisse zu ermöglichen. Begegne deinem neuen Mitarbeiter auch dann noch mit Geduld.

Nutze schriftliche Anleitungen.

Damit dein neuer Mitarbeiter dir nicht immer dieselben Fragen stellt, empfiehlt es sich, mit schriftlichen Anleitungen zu arbeiten.
Am besten erstellt der erste Mitarbeiter, den du in diesem Bereich einarbeitest, die Anleitungen selbst, während du ihm die Betriebsabläufe, Programme etc. erklärst. Wenn dein neuer Mitarbeiter seine Anleitungen selbst erstellt, sind sie für jemanden verständlich, der völlig neu im Betrieb ist. Diese Anleitung kannst du zukünftig auch weiteren neuen Mitarbeitern geben, die sie dann entsprechend der eigenen Fragen und Unklarheiten ergänzen und anpassen können.
Alternativ kannst du die Anleitungen auch selbst erstellen. Wenn du jedoch schon lang mit demselben Programm arbeitest und dieselben Arbeitsprozesse hast, hast du gegebenenfalls schon eine Betriebsblindheit entwickelt. Dadurch erscheinen dir einige Aspekte als selbstverständlich, die für einen Neuling in deinem Unternehmen noch schwierig sein können und Erklärungsbedarf hervorrufen. Deine Anleitung ist für deinen neuen Mitarbeiter daher gegebenenfalls nicht sofort schlüssig.

Frage nach Anmerkungen und Verbesserungsvorschlägen.

In Unternehmen entwickeln sich schnell festgefahrene, routinierte Arbeitsstrukturen. Wenn du schon lang dieselben Programme verwendest und dieselben Arbeitsabläufe hast, bemerkst du gegebenenfalls selbst nicht mehr, ob du tatsächlich so zeiteffizient und produktiv wie möglich arbeitest. Daher ist ein neuer Mitarbeiter eine hervorragende Möglichkeit, um Verbesserungsvorschläge einzuholen und die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen zu optimieren. Selbstverständlich musst du nicht jeden einzelnen Verbesserungsvorschlag annehmen und umsetzen. Doch es schadet nicht, die Chance zu nutzen, auch wenn du letztlich merkst, dass nur wenige der Vorschläge umsetzbar sind.
Vor allem solltest du deine neuen Mitarbeiter nach wenigen Wochen auch danach befragen, wie sie ihre Einarbeitung wahrgenommen haben. Frage sie gezielt, ob sie etwas vermisst haben und ob sie Verbesserungsvorschläge haben. So kannst du deinen Einarbeitungsprozess für zukünftige Male optimieren.
Nicht nur du selbst profitierst von sinnvollen Verbesserungsvorschlägen, sondern auch dein neuer Mitarbeiter wird sich freuen, dass seine Meinung angehört und wertgeschätzt wird.

Fazit: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter können dir viel Arbeit abnehmen und maßgeblich zum Erfolg deines Unternehmens beitragen. Mit einer rechtzeitigen und gründlichen Vorbereitung, Geduld und Verständnis für Fragen und Unklarheiten kannst du dafür sorgen, dass deine Mitarbeiter von Beginn an motiviert und produktiv arbeiten und sich in deinem Unternehmen wohlfühlen.