Wenn du deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder per Onlineformular verschickst, gibt es ein paar Besonderheiten, die du beachten solltest, um bei dem zuständigen Personalverantwortlichen einen möglichst positiven Eindruck zu hinterlassen.

Der Unterschied: E-Mail-Bewerbungen vs. Onlinebewerbungen

Zwar werden die Begriffe E-Mail-Bewerbung und Onlinebewerbung häufig synonym verwendet, doch in Wirklichkeit handelt es sich dabei um zwei verschiedene Bewerbungs-Prozesse.

Bei einer E-Mail-Bewerbung schickst du deine Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) einfach per E-Mail an den Personalverantwortlichen, der in der Stellenausschreibung genannt wurde.

Bei einer Onlinebewerbung wiederum klickst du in der Stellenausschreibung in der Regel auf einen Link, der dich zu einem Online-Formular weiterleitet. Hierbei verfasst du also keine E-Mail, sondern beantwortest genau die Fragen, die das Unternehmen in seinem Onlineformular beantwortet haben möchte.

Direkter Kontakt zum Ansprechpartner

Vermeide es nach Möglichkeit, eine Bewerbung an eine E-Mail-Adresse der Art zu schicken. Finde stattdessen vorher den verantwortlichen Personalmanager heraus und kontaktiere ihn direkt. In den meisten Stellenausschreibung steht der zuständige Personaler glücklicherweise bereits drin. Wenn das bei deiner Stellenausschreibung nicht der Fall ist, kannst du bei kleinen Unternehmen zum einen auf der Website nach einer Team-Vorstellung Ausschau halten und den voraussichtlich zuständigen Personalverantwortlichen herausfinden. In großen Unternehmen mit einer großen Personalabteilung kannst du zur Not auch anrufen und nach dem Namen des Mitarbeiters fragen, der für deine Bewerbung zuständig sein wird.

Professionelles Auftreten in deiner E-Mail-Bewerbung

Auch wenn E-Mails gewöhnlicherweise verhältnismäßig umgangssprachlich und locker geschrieben werden, sollten E-Mail-Bewerbungen genauso professionell verfasst werden wie auch schriftliche Bewerbungen, die du per Post verschicken würdest. Auf jeden Fall musst du auf Grammatik, Rechtschreibung und Orthografie achten. Denn Fehler in diesen Bereichen wirken sofort sehr unprofessionell und wenig bemüht.

Hinweis:
Der erste Schritt zu einem professionellen Auftreten ist eine angemessene E-Mail-Adresse. Versende deine Bewerbung über deine eigene E-Mail-Adresse, nicht etwa über die deines Partners oder eines Freundes. Verschicke Bewerbungen außerdem nur über E-Mail-Adressen, die deinen Namen enthalten (ggf. mit einem Zusatz) und seriös wirken.

Richtig:
oder

Falsch:

Der Betreff deiner E-Mail

In einer E-Mail-Bewerbung ist die Betreffzeile nochmal deutlich wichtiger als bei einer postalischen Bewerbung. Schließlich erkennt der Personalverantwortliche anhand der Betreffzeile, worum es geht (Ist es eine Bewerbung? Um welche Stelle bewirbt sich jemand? Wer ist für diesen Fall zuständig?).

Wähle für die Betreffzeile deiner E-Mail-Bewerbung daher aussagekräftige Schlagwörter, sodass die E-Mail direkt zugeordnet werden kann. Falls in der Stellenausschreibung eine Kennziffer angegeben ist, solltest du diese im Betreff deiner E-Mail-Bewerbung zwingend verwenden. Denn anhand dieser Nummer kann das Unternehmen sofort zuordnen, um was für eine Bewerbung es sich handelt und wer unternehmensintern für diese Bewerbung zuständig ist.

Beispiel:
„Bewerbung als Raumfahrttechniker ab April 2020 (B8772)“

E-Mail oder Anhang: Wohin mit dem Anschreiben?

Wer eine Bewerbung per E-Mail verschickt, steht früher oder später vor der Frage, wo das Anschreiben hin soll: Als Text in die E-Mail oder als Anlage in den Anhang.

Grundsätzlich sind beide Varianten nicht verkehrt. Du kannst also selbst entscheiden, ob du dein Anschreiben direkt in die E-Mail kopierst oder ob du in der E-Mail selbst nur einen kurzen Text dazu schreibst, dass du dich für diese Stelle interessierst und dass der Personalverantwortliche dein Anschreiben, deinen Lebenslauf und deine Zeugnisse im Anhang findet.

Wenn der Personaler dein Anschreiben inklusive deiner Motivation und Fähigkeiten jedoch direkt in der E-Mail zu lesen bekommt (ohne dafür eine extra Datei öffnen zu müssen), sieht er schon beim erstmaligen Öffnen deiner E-Mail auf den ersten Blick, welchen Eindruck deine Bewerbung erweckt. So kannst du gegebenenfalls einen kleinen Vorsprung gegenüber deinen Mitbewerbern erhalten.

Bezug zur Stellenausschreibung

Auch wenn du auf das Grundgerüst einer älteren Bewerbung zurückgreifst, solltest du deine Bewerbung immer individualisieren und speziell auf die Stellenausschreibung ausrichten. Der Personaler deines Wunschunternehmens sollte das Gefühl vermittelt bekommen, dass du dich intensiv mit der Stellenausschreibung auseinandergesetzt hast und perfekt zu diesem Unternehmen passt. Eine allgemeingehaltene Bewerbung, die du an 10 verschiedene Unternehmen geschickt hast, vermittelt allenfalls den Eindruck, dass du für den Beruf gut geeignet bist. Mit einer Massen-E-Mail kannst du jedoch kaum Bezug zum Unternehmen nehmen – und verschwendest somit wertvolles Potenzial.

Die Anlagen deiner Bewerbung

Wenn du dein Anschreiben und deinen Lebenslauf per E-Mail verschickst, solltest du sie zunächst als PDF abspeichern und keine anderen Dateiformate verschicken. Auch wenn du Zeugnisse einscannst und abspeicherst, solltest du hierfür das PDF-Format wählen (kein JPG oder PNG). Denn letztlich sollten all deine Dokumente in einer einzigen PDF abgespeichert werden, um dem Personalverantwortlichen ein Zusammensuchen deiner Unterlagen zu ersparen. Stelle also eine PDF-Datei zusammen, die all deine Bewerbungsunterlagen enthält, und achte dabei auf die richtige Reihenfolge:

1. Anschreiben
2. Lebenslauf
3. Zeugnisse

Stelle außerdem sicher, dass die finale PDF-Datei nicht größer ist als 5 MB. Ansonsten landet die Datei womöglich im Spam-Ordner des Personalverantwortlichen oder schafft es nicht einmal durch die Firewall. Verschicke außerdem keine ZIP-Dateien, da diese nicht von jedem entpackt und angezeigt werden können.
Vor dem Verschicken musst du deine Bewerbungsdatei dann noch angemessen benennen. Wähle als Dateinamen nicht etwa ein ungenaues Wort wie „Bewerbung“, sondern eine konkrete Beschreibung wie beispielsweise „Bewerbung_Stelle_Vorname_Nachname“. Schließlich wird der Personalverantwortliche den Anhang aus deiner E-Mail-Bewerbung herunterladen. Wenn er von allen Bewerbern dann Dokumente mit dem Namen „Bewerbung“ hat, machst du ihm extra Arbeit für das Sortieren, Umbenennen und Zuordnen der Unterlagen. Dies kannst du mit einem konkreten Dateinamen ganz leicht vermeiden.

Achtung:
Denke an das Anlagenverzeichnis in deiner E-Mail-Bewerbung! Hier gehört es genauso hin wie in eine ausgedruckte Bewerbung, die postalisch versandt wird.

Formate kontrollieren

Bevor du deine Dokumente in den Anhang deiner Bewerbungsmail schiebst, solltest du die Dateien noch einmal kontrollieren. Bei der Umwandlung von einer .odt- oder .pages-Datei zu einer PDF kann es nämlich gelegentlich zu Verrückungen o.ä. kommen. Diese wirken äußerst unprofessionell und vermitteln dem Personalmanager deines Wunschunternehmens, dass dir der Job nicht allzu wichtig ist und du nicht bereit bist, für die Stelle besonderen Einsatz zu zeigen.

Sonderzeichen in E-Mails vermeiden

Sonderzeichen (oder gar Emojis und Smileys) in deiner E-Mail können im elektronischen Postfach deines Personalers gegebenenfalls anders angezeigt werden als bei dir. Indem du beispielsweise auf ein Eurozeichen (€) verzichtest, sondern „Euro“ ausschreibst, kannst du Verwirrung und Missverständnisse vermeiden.

Auf Smileys oder Emojis solltest du gänzlich verzichten – sie könnten anders angezeigt werden und wirken zudem sehr unprofessionell.

Neu abspeichern – Metadaten aktualisieren!

Bei jeder Bewerbung solltest du dem entsprechenden Personalverantwortlichen das Gefühl vermitteln, du hättest sowohl das Anschreiben als auch den Lebenslauf einzig und allein für die Bewerbung bei diesem einen Unternehmen geschrieben. Kein Personaler möchte eine Bewerbung erhalten, die du bereits an 10 andere Unternehmen geschickt hast.

Während Bewerber in der Regel noch darauf achten, das Datum im Anschreiben zu aktualisieren, wenn sie eine ältere Bewerbung genutzt haben, werden die Metadaten der Dateien häufig vernachlässigt. Über die Metadaten kann sich das Unternehmen anzeigen lassen, wann die jeweilige Datei erstellt wurde. Steht hier, dass du dein Anschreiben bereits vor einem halben Jahr erstellt hast, ist es wohl eher unwahrscheinlich, dass du die Bewerbung speziell für diesen Arbeitgeber geschrieben hast. Stelle beim Verschicken einer älteren Bewerbung also sicher, dass du deine Bewerbungsunterlagen vor dem Verschicken neu abspeicherst, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Die Signatur – Kontaktdaten in deiner E-Mail angeben

Beende deine E-Mail-Bewerbung immer mit einer Signatur, sodass dein hoffentlich zukünftiger Arbeitgeber mit einem Blick erfassen kann, wie du heißt, wo du wohnst und wie er dich erreichen kann (per E-Mail und telefonisch). Wenn du eine eigene Website betreibst oder ein aussagekräftiges Social Media Profil führst (z.B. XING), dann kannst du auch diese Links in deine E-Mail-Signatur packen und dem Unternehmen auf diese Weise ein paar weitere Informationen über dich geben und den Eindruck von Professionalität wecken.

Lesebestätigung anfordern – Ja oder Nein?

Wenn du beim Verschicken deiner E-Mail-Bewerbung eine Lese- und Empfangsbestätigung anforderst, hat das sicherlich den Vorteil, dass du auf direktem Wege erfährst, wann deine E-Mail bei dem zuständigen Personalmitarbeiter angekommen ist und gelesen wurde. So kannst du ein wenig besser einschätzen, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.

Zwar bietet eine Lese- und Empfangsbestätigung somit einen Vorteil für dich, doch sie kann auch ziemlich aufdringlich und nervig rüberkommen. Wir empfehlen daher, auf eine Bestätigung zu verzichten und lieber ein paar Tage länger mit der Ungewissheit zu leben, ob deine E-Mail-Bewerbung angekommen ist. Falls du nach zwei Wochen sichergehen möchtest, dass deine Bewerbung auch tatsächlich angekommen ist und bearbeitet wird, kannst du immer noch bei dem Unternehmen anrufen und höflich nachfragen.

Onlinebewerbung: Möglichkeiten voll ausschöpfen

Bei einer E-Mail-Bewerbung hast du dir voraussichtlich bereits frühzeitig überlegt, welche Dokumente du dem Unternehmen zukommen lassen möchtest. Ein komplexes Onlinebewerbungsformular hingegen trifft Bewerber häufig recht unvorbereitet. Bevor du auf den Link klickst und das Onlinebewerbungsverfahren startest, weißt du schließlich noch nicht, welche Fragen dich erwarten.

Trotzdem solltest du sämtliche Freitextfelder bei deiner Onlinebewerbung möglichst gut nutzen, auch wenn das Ausfüllen freiwillig ist oder dir auf den ersten Blick keine optimale Antwort einfällt. So vermittelst du dem zuständigen Personaler, dass du einen hohen Grad an Eigeninitiative mitbringst. Außerdem kannst du auf diese Weise jede Möglichkeit nutzen, um dich positiv von deinen Mitbewerbern abzuheben.

Wir wünschen dir viel Erfolg bei deiner nächsten Bewerbung! 🙂