Die händische Personaleinsatzplanung kann schnell unübersichtlich werden. | © Foto von geralt auf pixabay.com

Hinweis: Bei diesem Artikel handelt es sich um ein Advertorial.

Falls du in deinem Unternehmen bereits ein paar Mitarbeiter beschäftigst, hast du wohl schon gemerkt, dass die Personaleinsatzplanung eine ziemliche Herausforderung darstellen kann. Je nachdem, in welchem Bereich du tätig bist, muss geplant werden, wann wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation an welchem Ort benötigt werden. Mit steigender Mitarbeiterzahl wird das immer schwieriger. Doch auch schon mit 5 bis 10 Mitarbeitern können die Schichtplanung und der Urlaubskalender unübersichtlich werden. Schließlich müssen immer genügend ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügbar sein, die freien Wochenenden und Feiertage müssen gerecht verteilt werden (sofern in deinem Unternehmen gelegentlich auch an Wochenenden gearbeitet werden muss) und auf eine Nachtschicht sollte für die Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht direkt wieder eine Frühschicht folgen.
Im Folgenden zeigen wir dir zunächst, welche Ziele du mit der Personaleinsatzplanung erreichen kannst und in welche drei Arten die Personaleinsatzplanung unterteilt werden kann. Zum Schluss stellen wir dir dann noch ein Tool zur Personaleinsatzplanung vor, welches dich unterstützen kann und sich perfekt auf jeden Anwendungsbereich zuschneiden lässt.

Ziele der Personaleinsatzplanung

Mit einer gut durchdachten Personaleinsatzplanung können Personalengpässe vermieden werden. Gleichermaßen wird auch verhindert, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig eingesetzt werden, die sich mehr behindern als notwendige Arbeit zu leisten.
Dadurch wird kann gleichzeitig vermieden werden, dass deine Mitarbeiter über- oder unterfordert sind. So kannst du den Kundenservice deines Unternehmens optimieren, indem immer die richtigen Mitarbeiter in der richtigen Anzahl an ihrem Arbeitsplatz sind.
Hierdurch wird nicht nur die Produktivität deiner Mitarbeiter, sondern ebenso ihre Zufriedenheit gesteigert.
Gleichzeitig nimmt der Verwaltungsaufwand ab, wenn es in deinem Unternehmen erstmal ein ausgeklügeltes System zur Personaleinsatzplanung gibt.

3 Arten von Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung kann in drei Arten untergliedert werden.

Mit der qualitativen Personaleinsatzplanung wird ermittelt, welches Wissen, welche Qualifikationen und Fähigkeiten für eine Stelle bzw. für einen Aufgabenbereich in der näheren Zukunft benötigt werden. Im Rahmen der qualitativen Personaleinsatzplanung können dann gegebenenfalls Fortbildungen für die entsprechenden Mitarbeiter geplant oder strategische Partner gesucht werden, an die bestimmte (Teil-)Aufgaben ausgelagert werden können.

Im Rahmen der quantitativen Personaleinsatzplanung wird regelmäßig geprüft, ob die derzeitige Anzahl an Mitarbeitern aktuell sowie auch in naher Zukunft noch dem zu erwartenden Personalbedarf gerecht wird. Wird mehr Personal benötigt, müssen neue Arbeitnehmer angeworben werden. Werden hingegen weniger Mitarbeiter benötigt, müssen die Arbeitszeiten pro Mitarbeiter verkürzt oder Arbeitnehmer gänzlich entlassen werden.

Die zeitliche Personaleinsatzplanung konzentriert sich unter anderem auf den unterschiedlichen Personalbedarf je nach Saison. So wird beispielsweise in vielen Geschäften in der Vorweihnachtszeit mehr Personal benötigt als zu anderen Zeiten des Jahres. In einigen landwirtschaftlichen Bereichen oder auf Baustellen hingegen werden im Sommer mehr Mitarbeiter gebraucht als im Winter.

In der Personaleinsatzplanung müssen also verschiedenste Aspekte miteinander in Einklang gebracht werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen. Hierzu stehen den Personalplanern verschiedene Tools zur Verfügung, von denen wir dir im Folgenden eines vorstellen möchten.

Unterstützung in der Personaleinsatzplanung

Das AIDA-Tool unterstützt Unternehmen in allen Belangen der Personaleinsatzplanung. Vorteil dieses Tools ist die Tatsache, dass es individuell für jedes Unternehmen und für jeden Einsatzzweck angepasst werden kann. Je nach Bedarf können ganz einfach Module hinzugefügt oder entfernt werden. Es hilft dabei, Schicht- und Urlaubspläne so effizient wie möglich zu erstellen. Sobald es zu Ungereimtheiten kommt, meldet das System dies und du kannst entsprechende Anpassungen vornehmen. Im Gegensatz zu anderen Programmen oder Excel-Tabellen hilft das AIDA-Tool nicht nur bei der zeitlichen Personaleinsatzplanung, sondern sorgt auch dafür, dass immer diejenigen Mitarbeiter eingesetzt werden, die die richtigen Qualifikationen und das notwendige Know-how mit sich bringen.
Damit du dich bald wieder voll und ganz deinen Kernaufgaben widmen kannst, anstatt dich um die Herausforderungen der Personaleinsatzplanung kümmern zu müssen, kannst du dir das Programm ja mal anschauen – oder einen kostenlosen und unverbindlichen Präsentationstermin vereinbaren, bei dem dir das Produkt hinsichtlich deines Anwendungszwecks vorgestellt wird.