Ein gutes Meeting ist agil, produktiv, innovativ und energetisch. Ein schlechtes hingegen bringt Frustration und verschwendet wertvolle Ressourcen. Es handelt sich also um ein zweischneidiges Schwert. Im Bestfall bringt eine effiziente Besprechung neue Ergebnisse und führt zu einer besseren Koordination. Im schlimmsten Fall verlassen Teilnehmer den Besprechungsraum oder die virtuelle Konferenz mit unbeantworteten Fragen und dem Gefühl, die Zeit nicht produktiv genutzt zu haben. Der Unterschied liegt in der Planung und die Führung eines Meetings. Wir haben im Folgenden einen Leitfaden erstellt, mit dem auch Sie Ihre nächste Besprechung optimieren können.

Die Gratwanderung zwischen Zeitverschwendung und Goldgrube

Menschen verbringen immer mehr Zeit in Meetings, lieben es aber, sich darüber zu beschweren. Gleichzeitig halten sie sie für ein produktivitätssteigernd und notwendiges Tool. Allerdings eines, das Unternehmen lernen können, besser zu nutzen.

Von 182 der befragten leitenden Angestellten gaben 65 % an, dass Besprechungen sie von der Erledigung ihrer eigenen Arbeit abhalten. 71 %: Meetings seien unproduktiv und ineffizient.

62 % gaben an, dass in Besprechungen Gelegenheiten verpasst werden, die das Team näher zusammenbringen könnten.

Quelle: https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness

Das Konzept eines Meetings ist an sich einfach: Mitarbeiter treffen sich, tauschen sich aus, lernen voneinander und entscheiden gemeinsam neue Schritte. Die Praxis sieht leider anders aus. Laut einer Studie berichten 65 % der Führungskräfte, dass Meetings sie davon abhalten, ihren eigentlichen Job zu erledigen. Die Umstrukturierung vom ineffizienten Treffen zu einer positiven Meetingkultur ist nur von oben möglich. Es liegt also in der Hand der Führungskräfte. Die Entwicklung hat viele der heutigen Jobs von dem einsamen Leben am Schreibtisch zu einer vernetzten, kollaborativen und kommunikativen Rolle gewandelt. Hierarchien sind flacher, viele der Prozesse sind digitalisiert und es stehen Tools zur Echtzeitdokumentation und Kommunikation zur Verfügung. Dennoch bleibt das Gefühl, in Besprechungen und im Austausch mit Anderen wertvolle Zeit zu verlieren.

“Es gibt keinen wichtigeren Ort in einem Unternehmen, auf den man sich im Hinblick auf Effizienz, Effektivität und Integration konzentrieren sollte, als den Konferenzraum.”

Viel geredet, wenig gesagt — Effektive Meetingkultur kann erlernt werden

Angesichts des Zeitaufwands und Geld, die Unternehmen für Meetings aufwenden, sollte es die Effektivität online oder im Sitzungsraum das Ziel sein. Um dies zu erreichen, müssen Firmen ihre Meetingkultur optimieren. Zu viele Meetings schüren Unmut, zu wenige sorgen für Missverständnisse. Die Kernfrage sollte also immer sein: Ist dieses Meeting nötig? Wenn ja, wer sollte teilnehmen? Auch hier gilt zu viele Teilnehmer und es wird schwer, Ergebnisse zu erzielen. Zu wenige und es entsteht die Gefahr, dass Prozesse nicht effizient koordiniert werden. Hier eine Checkliste über die Planung eines optimierten Meetings. Diese gilt sowohl für virtuelle als auch traditionelle Besprechungen.

1. Kann die Kommunikation oder der Projektstatus auch über andere Kanäle geführt werden? Wenn es beispielsweise nur um den Austausch von Informationen oder Ergebnissen geht, kann das in der Regel auch über E-Mail stattfinden.
2. Sind alle Beteiligten auf dem neuesten Stand? Wenn nicht, sollte das Briefing vor dem Meeting stattfinden.
3. Gibt es Schnittstellen (Sales, Operations, Marketing etc.), die eventuell am gleichen Prozess arbeiten? Dann sollten diese Bereiche vorab koordiniert und vernetzt werden.
4. Das Ziel des Meetings sollte ganz klar formuliert werden und im Vorhinein sichergestellt werden, dass alle Ressourcen und Daten vorhanden sind.
5. Beginn und Ende des Meetings sollten vorher verbindlich festgelegt werden. In der Regel werden Konferenzen für eine oder mehrere Stunden angesetzt. Warum nicht 45 oder 30 Minuten?
6. Eine klare Struktur und Tagesordnung des Meetings zeigt allen Beteiligten, was von ihnen erwartet wird. Diese sollte mindestens 24 Stunden vor dem Treffen geteilt werden.
7. Fragen sollten immer gesammelt am Schluss gestellt werden. In manchen Fällen beantworten sich diese im Laufe des Meetings oder können im Nachhinein per Mail geklärt werden.
8. Die Dokumentation des Meetings ist ausschlaggebend für den Mehrwert der Besprechung und sollte vorher geregelt werden.
9. Ein Feedback-Kanal macht es auch untergestellten oder introvertierten Teilnehmern möglich, ihren Beitrag einfließen zu lassen.
10. Meeting Regeln (siehe unten) vorher auf einem kleinen Infoblatt kursieren lassen. Ein Moderator oder Mediator stellt sicher, dass sich an die Tagesordnung gehalten wird. Auch dieser muss vorher bestimmt werden.
11. Eine akkurate Dokumentation ist das A und O eines optimierten Meetings. Dank neuer Technik und Software kann dies heutzutage maschinell geschehen. Beispielsweise ein Mitschnitt des Meetings in ein übersichtliches Spreadsheet übertragen. Das Memorandum aus vergangenen Tagen wird heute leider allzu oft vernachlässigt.
12. Bei größeren Meetings sollten Teilnehmer dazu ermutigt werden, die Besprechung zu verlassen bzw. die Kamera auszuschalten, wenn sie ihren Beitrag geleistet haben.

Zeit- und Ressourcenfresser Meetings

Ein weiteres Problem ist der hohe Preis, den Unternehmen für schlecht durchgeführte Meetings zahlen. So fanden Simone Kauffeld von der TU Braunschweig und Nale Lehmann-Willenbrock von der Universität Amsterdam in einer Studie mit 20 Firmen heraus, dass dysfunktionales Meeting-Verhalten nicht zur Produktivitätssteigerung beiträgt. Mit dysfunktionalem Meeting-Verhalten sind Muster wie Abschweifen vom Thema, Beschwerden, Unpünktlichkeit und destruktive Kritik gemeint. Daher müssen Unternehmen und Unternehmer in eine positive Meetingkultur investieren. Auch in Zukunft wird die Anzahl an virtuellen und IRL (in real life)- Meetings eher wachsen. Laut Microsoft Teams, einer der führenden Plattformen für digitale Meetings, ist die Zahl der Meetings seit März 2020 um mehr als 250 % angestiegen. Zoom Meetings berichtet von 300 Millionen Teilnehmern täglich. Tendenz steigend.

Benimmregeln in Meetings

Immer dann, wenn es um die Beseitigung von Hürden und neue Handlungsideen geht, ist ein Meeting ein produktives Tool, um schnellstmöglich zu Ergebnissen zu kommen. Allerdings nur dann, wenn es effizient gestaltet wird.

1.Unpünktlichkeit: Leider ist es schwer, ein solches Verhalten zu ahnden. Es könnte entweder ein 5-10-Minuten-Puffer eingeplant werden oder der Meetingraum nach Beginn geschlossen werden.

2.Unterbrechungen: Das Meeting sollte einer klaren Tagesordnung folgen. Teilnehmer, die zu einer ungeplanten Störung beitragen, indem sie von der Ordnung abschweifen, verzögern den ganzen Ablauf und sollten vorher höflich darauf hingewiesen werden.

3.Destruktive Kritik: Wir kennen alle den Trick, Kritik mit einer positiven Äußerung zu beginnen. Hier ist aber vielmehr gemeint, dass Kritik immer auf Augenhöhe und in einem persönlichen Gespräch erfolgen sollte. In einem Meeting hat sie keinen Platz. Wohingegen Verbesserungsvorschläge willkommen sind, aber auch hier gilt: Gehört das wirklich ins Meeting?

4.Elektronische Geräte: Smartphones, Laptops oder andere Geräte sollten ausschließlich zum Zweck des Meetings genutzt werden und ansonsten auf lautlos gestellt und Benachrichtigungen mit einer Abwesenheitsnotiz quittiert werden.

Fazit

Zukunftsmusik aus dem Metaverse

Das Metaversum ist wortwörtlich ein ganz neues Universum, das wir mit unseren Fingerspitzen und wenigen Klicks erreichen können.

Ein Zoom-Anruf mit 300 Mitarbeitern kann sehr schnell zu einem absoluten werden. Zudem sind viele von uns noch nicht daran gewöhnt, vor einer Kamera und einem Mikrofon zu sitzen. Das Metaversum kann da helfen. So treffen Avatare sich in einem selbst geschaffenen Raum. Da kann dazu beitragen, die Berührungsängste zu nehmen und eine neue Art von Gleichheit zu schaffen. Es birgt aber auch die Gefahr, dass mit der Anonymität die Hemmschwellen (Stichwort:Netiquette) (Hier den Backlink zum nächsten Artikel: Soft Skills) sinken. Zudem bleibt abzuwarten, ob ein animierter Avatar auch wirklich den menschlichen Kontakt ersetzen kann. Neben hören und sehen haben wir noch drei weitere Sinne, die uns helfen unsere Mitmenschen und eine Situation einzuschätzen. Zudem gehen bei den aktuellen Grafiken viele der nonverbalen Kommunikationsmittel verloren. Dennoch kann das Metaversum auf Meetings bezogen durchaus eine regelrechte Erweiterung des Konferenzraums bedeuten. Dass die Anzahl von Meetings sich mit der Globalisierung und Digitalisierung noch zunehmen wird, steht außer Frage. Da macht es Sinn und ist vielleicht auch in vielen Unternehmen überfällig, eine produktive Meetingkultur zu etablieren.