Tipps & Tricks für die Einkaufsabteilung
Lieferanten als Erfolgsfaktoren
Oft wird die Bedeutung von Lieferanten für einen Onlineshop geringer eingeschätzt als sie tatsächlich ist. Dabei ist es für den Erfolg eines Unternehmens sehr wichtig, dass es sich auf seine Lieferanten verlassen kann.
Denn von der Auswahl der passenden Lieferanten hängen sowohl die Preise der Ware, die Lieferkonditionen sowie die Verlässlichkeit der pünktlichen Wareneingänge ab.
Wer also nicht genügend Zeit und Mühe in die Auswahl des best geeigneten Lieferanten steckt, läuft Gefahr, die Produkte von minderwertiger Qualität zu überteuerten Preisen einzukaufen, Ware nicht rechtzeitig geliefert zu bekommen und so auch seine Kunden durch verspätete Lieferungen und/oder Preiserhöhungen enttäuschen zu müssen.
Lieferanten finden
Um den best geeigneten Lieferanten auswählen zu können, sollten zunächst ein paar alternative Unternehmen zusammengetragen werden, die als Lieferanten in Frage kommen.
Hierbei empfiehlt es sich vor allem, in der Supply Chain (dt. Lieferkette) so nah wie möglich am Hersteller zu bestellen. Denn jeder Großhändler oder Händler, der in der Lieferkette zwischengeschaltet ist, erhöht den Preis der Produkte, da jeder dieser Unternehmen die eigene Marge auf den ursprünglichen Produktpreis addiert.
Um Lieferanten zu finden, bieten sich unter anderem Suchmaschinen, Internet-Verzeichnisse sowie auch Messen an.
Lieferanten bewerten und auswählen
Nachdem du mehrere potentielle Lieferanten zusammengetragen hast, solltest du die Lieferanten nach ein paar bestimmten Kriterien so genau wie möglich bewerten. Es gibt jedoch auch einige Erfolgsfaktoren, die sich erst während des Geschäftsverhältnisses als zutreffend oder nicht-zutreffend herausstellen.
Kriterien, die du bereits vor Eintritt in das Geschäftsverhältnis beurteilen kannst, sind:
- die Qualität der Ware,
- die Einkaufspreise sowie
- die Kommunikation mit dem Lieferanten, hinsichtlich der Erreichbarkeit und Verlässlichkeit.
Kriterien, die du erst während des Geschäftsverhältnisses beurteilen kannst, sind:
- die Pünktlichkeit des Lieferanten,
- die Zuverlässigkeit der Warensendungen (Werden immer die richtigen Produkte, in der richtigen Menge, am richtigen Datum an die richtige Adresse geschickt?),
- die ordnungsgemäße Verpackung der Produkte sowie
- die Kulanz des Lieferanten, also wie er mit Reklamationen und Garantiefällen umgeht.
Um diese letztgenannten Kriterien für die Auswahl deines Lieferanten schon vor Eintritt in ein Geschäftsverhältnis abschätzen zu können, kannst du beispielsweise in Foren oder in den Bewertungen auf der Website des Großhändlers oder Hersteller nachlesen, wie aktuelle oder vergangene Kunden des Unternehmens deren Service bewerten.
Verhandlungen: Konditionen und Preise
Im Geschäftsalltag zwischen Händlern und Großhändlern oder zwischen Händlern und Herstellern ist es üblich, über die Preise zu verhandeln. Dessen sind sich nicht nur die Händler, sondern auch Hersteller und Großhändler bewusst. Daher werden zweitgenannte in aller Regel zunächst einen höheren Preis veranschlagen als den, den sie im Endeffekt mindestens durchsetzen wollen. Wer an dieser Stelle die Gelegenheit versäumt, den Preis nach unten zu verhandeln, zahlt unnötigerweise mehr Geld als tatsächlich nötig gewesen wäre.
Je günstiger die Produkte im Endeffekt eingekauft werden, desto günstiger können sie anschließend auch verkauft werden und desto höhere Margen können erzielt werden.
Alternative Angebote einholen
Um dem potentiellen Lieferanten ein realistisches Gegenangebot unterbreiten zu können, ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick über die aktuellen Preise am Markt zu verschaffen. Dazu solltest du Angebote verschiedener Anbieter einholen und die verschiedenen Alternativen miteinander vergleichen.
So erhältst du nicht nur einen Überblick darüber, bei welchem Preis du deine Verhandlungen beginnen kannst und welchen Preis du maximal ausgeben möchtest, sondern verschafft dir außerdem eine höhere Machtposition gegenüber dem potentiellen Lieferanten. Denn wenn du alternative Angebote eingeholt hast und deinem Verhandlungspartner dies auch offen mitteilst, wird er in vielen Fällen eher dazu bereit sein, seinen anfänglichen Preis etwas zu senken, damit du nicht das Angebot einer seiner günstigeren Konkurrenten annimmst.
Weitere Konditionen
Neben dem Einkaufspreis gibt es auch noch andere Konditionen, die es bei den Verhandlungen zu berücksichtigen gilt. Diese werden im Folgenden aufgelistet:
- Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel und Zahlungsart)
- Versandkosten
- eventuelle Mindermengenzuschläge
- eventuelle Gebühren für den direkten Versand vom Lieferanten zu deinem Endkunden (Dropshipping)
- Rücknahme von Produkten, die Sie innerhalb einer bestimmten Zeit nicht verkauft haben
Regelmäßige Nachverhandlungen
Wenn du die zuvor genannten Aspekte bei der Lieferantenwahl und den Verhandlungen mit deinen potentiellen Lieferanten beachtest, bist du deinem Ziel, den optimalen Lieferanten zu finden, schon deutlich näher.
Wenn du einen geeigneten Lieferanten gefunden hast und mit ihm ein Geschäftsverhältnis eingegangen bist, ist die Arbeit jedoch noch nicht beendet.
Stattdessen solltest du regelmäßig mit deinen Lieferanten nachverhandeln, um deine Einkaufspreise sowie sämtliche andere Konditionen immer weiter Stück für Stück verbessern zu können.
So ist es beispielsweise wahrscheinlich, dass dir dein Lieferant günstigere Preise ermöglicht, sobald du größere Mengen seiner Produkte beziehst oder wenn du dich während des Geschäftsverhältnisses als angenehmer, zuverlässiger und treuer Kunde erwiesen hast.