Pflichtangaben auf Rechnungen (gem. §14 UStG)

Pflichtangaben auf Rechnungen (gem. §14 UStG)

Wer als Selbstständiger eine Rechnung schreiben möchte, muss dabei ein paar Dinge beachten: Es gibt gewisse Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung vorhanden sein müssen. Nur für Kleinstbetragsrechnungen (Rechnungen mit einem Wert von unter 150€) gibt es Sonderregelungen. Hier müssen weniger Angaben gemacht werden. Kommen wir zunächst zu den Pflichtangaben für Rechnungen über 150€ (gemäß §14 Umsatzsteuergesetz):

Rechnungsausteller & Leistungsempfänger

Zunächst ist es wichtig, dass auf der Rechnung der leistungserbringende Unternehmer inkl. des vollständigen Namens und der vollständigen Adresse genannt wird sowie der vollständige Name und die vollständige Adresse des Leistungsempfängers, sprich des Kunden.

Steuernummer

Wenn ihre Rechnung ins europäische Ausland geht oder in Deutschland bleibt, muss zudem die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgeführt werden. Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt; Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten Sie vom Bundeszentralamt für Steuern.

Ausstellungsdatum

Des Weiteren muss das Ausstellungsdatum der Rechnung angegeben werden.

Zeitpunkt der Leistungserbringung

Damit der Kunde besser zuordnen kann, um welche Leistung es sich genau handelt, muss außerdem der Zeitpunkt der Leistungserbringung auf der Rechnung notiert werden. Die Angabe des Monats genügt.

Menge und Art der erbrachten Leistung

Der Hauptteil der Rechnung besteht im Leistungsgegenstand selbst. Es muss deutlich sein, welche Leistung genau erbracht wurde und in welcher Menge, z.B. „Produkt xy, 2x“.
Es muss für den Rechnungsempfänger erkennbar sein, woraus sich die Kosten genau zusammensetzen.

Rabatt- und Skontoregelungen

Falls Sie mit Ihren Kunden zuvor auf bestimmte Regelungen bezüglich Rabatten oder Skonto geeinigt haben, müssen auch diese auf der Rechnung ausgewiesen werden, solange sie nicht bereits in der Rechnung berücksichtigt wurden. Dies kann durch einen ganz einfachen zusätzlichen Satz erfolgen, z.B. „Wie besprochen erhalten Sie auf den Endpreis einen Rabatt von 10%.“ oder „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungserhalt“.

Rechnungsbetrag

Hier müssen nicht nur alle Positionen zusammengerechnet werden, sondern es muss auch die Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Das heißt, zunächst muss der Nettobetrag angegeben werden (als Summe der zuvor aufgelisteten Leistungspreise). Dann muss der Umsatzsteuersatz angegeben werden: Dieser beträgt in Deutschland für die meisten Leistungen 19%. Es gibt jedoch eine Sonderregelung für urheberrechtlich geschützte Leistungen. Hier beträgt der Umsatzsteuersatz 7%.
Nachdem der prozentuale Steuersatz angegeben wurde, muss dieser auch noch berechnet werden. Sprich, es muss angegeben werden, welchen Betrag in Euro die Umsatzsteuer ausmacht.
Zu guter Letzt müssen der Nettobetrag und der Steuerbetrag zusammengerechnet werden und als Bruttopreis angegeben werden.

Regelungen bei Kleinstbetragsrechnungen (unter 150€)

Wie bereits am Anfang erwähnt, gibt es eine Sonderregelung für Kleinsbetragsrechnungen. Von Kleinstbetragsrechnungen spricht man bei Rechnungen mit einem Wert von weniger als 150€.
Hier sind weniger Angaben erforderlich. Die notwendigen Angaben beschränken sich auf:
– die Angaben zum Rechnungssteller (vollständiger Name + vollständige Anschrift),
– das Rechnungsdatum,
– den Leistungsgegenstand sowie
– den Rechnungsbetrag.

Darauf sollten Sie außerdem achten:

– Rechnungen müssen von Unternehmen mindestens 10 Jahre lang aufgehoben werden.
– Wenn Sie eine Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung gestellt werden. Wenn Sie eine Leistung für eine Privatperson erbringen, gibt es eine solche maximale Frist nicht.
– Auf der Rechnung sollten zudem die Bankverbindung sowie ein Zahlungsziel angegeben werden, um zusätzliche Nachfragen und Missverständnisse bei den Kunden sowie späte Zahlungen zu vermeiden.
– Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden, um gültig zu sein.
– Sollten Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, darf auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

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