Wir helfen dir dabei, den perfekten Vortrag vorzubereiten!

Im Unternehmensalltag kommt es immer mal wieder vor, dass ein Vortrag gehalten werden muss. Jeder versucht dabei, professionell und kompetent auf den Zuhörer zu wirken, doch insgeheim ist doch fast jeder vor einem Vortrag ziemlich nervös – vor allem, wenn es sich dabei um einen Vortrag handelt, der erfolgskritisch für das Unternehmen ist.
Daher zeigen wir dir im Folgenden, worauf Du bei den Vorbereitungen für den perfekten Vortrag achten musst.

Die Präsentation

Ein Vortrag sollte in der Regel von einer Präsentation begleitet werden. Hierzu solltest Du dir zunächst die Frage stellen, wer überhaupt Dein Zuhörer ist und welche Inhalte Du vermitteln möchtest. Denn nur wenn Du dir Deiner Zuhörerschaft bewusst bist, kannst Du ihr auch die Inhalte, Design und Tonalität deines Vortrags anpassen.
Als nächstes solltest Du wissen, wie viel Zeit dir für den Vortrag zur Verfügung steht, um zu ermitteln, wie viele Seiten, sprich Folien, Du letztlich für deine Präsentation benötigst. Zunächst sollten nun von der vorgegebenen Zeit 2-3 Minuten für die Begrüßung und Vorstellung der eigenen Person und des Themas zu Beginn des Vortrags sowie für eine Verabschiedung am Ende abgezogen werden sollten. Eine Faustregel besagt nun, dass der Redner pro Folie circa 2 Minuten lang reden sollte. Also muss die restliche Zeit durch 2 geteilt werden. Das Ergebnis gibt dann die Anzahl an benötigten Folien an.

Beispiel:
Ist also eine Stunde für den Vortrag eingeplant, werden zunächst 3 Minuten abgezogen: 60-3=57.
Diese Zeit wird wiederum durch 2 dividiert: 57 : 2 = 28,5.
Es werden also circa 28 bis 29 Folien benötigt.

Ist die Anzahl der benötigten Folien ermittelt worden, kann es an die Gestaltung der Folien gehen. Man beginnt niemals direkt mit den Inhalten der Präsentation. Stattdessen sollte auf der ersten Folie immer das Thema sozusagen als Überschrift angegeben werden. Auf der ersten oder letzten Seite sollte zudem der Name des Redners aufgeführt werden. Auf der zweiten Folie folgt dann eine Art Inhaltsverzeichnis, anhand derer den Zuhörern zu Beginn des Vortrags aufgezeigt werden kann, wann welche Inhalte an der Reihe sein werden.
Auf jeder Folie sollten circa 6 Zeilen sein, die den Inhalt des Vortrags mit einzelnen Schlagworten oder mit kurzen und prägnanten Sätzen zusammenfassen.
Des Weiteren sollte für die Folien ein schlichtes Design gewählt werden. Denn ein aufregendes Muster würde vom eigentlichen Inhalt der Präsentation ablenken. Wenn möglich, kann die Präsentation auch in den Farben des Corporate Designs gestaltet werden.
Nicht nur das generelle Folien-Design, sondern auch die Schriftart sollte schlicht gehalten werden. Mit Times New Roman oder Arial kann man nie etwas falsch machen.
Zudem muss darauf geachtet werden, dass die Präsentation auch von den hinteren Plätzen gut lesbar ist. Daher ist eine entsprechende Schriftgröße zu wählen – mindestens 20pt, ruhig auch noch größer (zwischen 30 und 40 pt). Überschriften wiederum können noch größer dargestellt werden.
Vor allem für spätere Nachfragen ist es sinnvoll, die Seiten der Präsentation durchzunummerieren. So können am Ende gezielt Fragen gestellt werden, während auf eine bestimmte Seite Bezug genommen wird.
Zu guter Letzt muss die Entscheidung getroffen werden, ob zusätzliche Handouts ausgeteilt werden sollen, ob das Vorgetragene an einem plastischen Modell veranschaulicht werden soll oder ob die bloße Präsentation genügt.

Tipp: Drucke dir die gesamte Präsentation einmal aus. Auch wenn es nicht passieren sollte, kann es doch immer wieder vorkommen, dass die Technik versagt. Mit deinen eigenen Ausdrucken stehst Du dann nicht so verloren da, als hättest Du nichts dabei. So kannst Du dir Präsentation immer noch vor dich legen und den Vortrag wie gewohnt halten.
Auch wenn dir ein technischer Defekt wohl zunächst wie ein mehr oder weniger großes Desaster vorkommen wird, werden dich die Zuhörer geradezu dafür bewundern, dass Du den Vortrag auch trotz technischer Mängel gemeistert hast!

„Übung macht den Meister“

Wie auch bei allen anderen Dingen gilt auch hier: Übung macht den Meister. Denn nur wer übt, kann seine Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten verbessern und irgendwann zu einem herausragenden Redner werden.
Um besser und sicherer zu werden, solltest Du deinen fertigen Vortrag also immerzu wiederholen – sowohl laut, als auch leise. So kannst Du Stolperstellen identifizieren und diese Stellen gezielt üben. Außerdem kannst Du so lernen, die Übergänge von einer Folie zur nächsten verschieden zu formulieren und ansprechend zu gestalten.
Ein weiterer Vorteil des lauten Vorsprechens ist es, dass Du dabei deine Zeit stoppen und somit überprüfen kannst, ob Du zu langsam oder zu schnell sprichst. So kannst Du deine Geschwindigkeit beim nächsten Versuch anpassen – bis es perfekt zu Deinem vorgegebenen Zeitrahmen passt.
Zudem ist es empfehlenswert, dich selbst beim Üben zu filmen. So kannst Du Deine Rede analysieren und Fehler oder Stolperstellen beim nächsten Mal korrigieren und deinen Vortrag somit verbessern.

Tipp: Lege dir am Vortag schon alles bereit, was Du für den Vortrag benötigen wirst, um nicht kurz vorher noch in Stress zu geraten! Lege entsprechende Kleidung, Laptop, Beamer, USB-Stick, einen Ersatzakku oder eine Powerbank, Laserpointer und ggf. Handouts oder Modelle bereit.

Der Vortrag

Bei einem Vortrag stehst Du im Mittelpunkt. Daher ist nicht nur der Inhalt des Vortrags, sondern auch dein Auftreten von höchster Bedeutung!
Kleide dich daher angemessen und halte Deine Körperspannung. Dies signalisiert Selbstsicherheit und lässt dich professionell und kompetent auf deine Zuhörer wirken.
Sei auf jeden Fall pünktlich am Vortragsort – eine halbe Stunde früher ist immer gut. So hast Du genügend Zeit, um den Vortragsort vorzubereiten, Laptop und Beamer anzuschließen, Handouts zu verteilen, ggf. deine Notizen zurechtzulegen und dich noch einmal geistig zu sammeln, bevor Dein großer Auftritt losgeht.
Wenn alle Zuhörer Platz genommen haben, geht es los mit der Begrüßung. Je nach Anlass kann es anschließend notwendig sein, dass Du dich selbst kurz vorstellst. Dies sollte nicht zu ausschweifend, aber auch nicht zu knapp geschehen. Nenne Deinen Namen, deinen Beruf und gegebenenfalls ein paar Ereignisse deines Lebenslaufs, die aufzeigen, dass Du für diesen Vortrag gut geeignet bist und weißt, wovon Du sprichst.
Nach der Begrüßung sollte zudem geklärt werden, wann Du auf Fragen eingehen möchtest. Sollen die Zuhörer Fragen stellen, sobald sie aufkommen, oder sollen alle Fragen am Ende des Vortrags gesammelt beantwortet werden?
Auf der zweiten Folie geht es dann weiter mit einem Inhaltsverzeichnis, mit dem Du Deinen Zuhörern schonmal einen groben Überblick über die Inhalte des Vortrags vermitteln kannst.
Während des Vortrags ist es wichtig, alle Zuhörer nach und nach anzuschauen und den Blick schweifen zu lassen – fokussiere deinen Blick nicht zu sehr auf eine einzelne Person oder gar auf den Boden oder eine Wand. Denn nur wenn Augenkontakt mit deinen Zuhörern zustande kommt, werden sie sich auch persönlich angesprochen fühlen. Zudem solltest Du Deiner Zuhörerschaft niemals den Rücken zuwenden – Die Präsentation ist für deine Zuschauer und Zuhörer da, nicht für dich. Schaue also nicht ständig auf die Präsentation hinter dir, sondern konzentriere dich auf die Menschen vor dir.
Das „Schlimmste“ ist nun geschafft. Am Ende gilt es nur noch, sich höflich zu verabschieden und sich für die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu bedanken.

Was tun gegen Nervosität?

Bei Aufregung geschieht es vielen Menschen, dass sie kurzatmig werden. Wenn Du merkst, dass dir langsam die Puste ausgeht, mache lieber zwischendurch kurze Pausen. Das ist besser, als wenn dir letztlich komplett die Luft wegbleibt. Denn kurze Sprechpausen können vom Zuhörer schließlich auch als Absicht und als stilistisches Mittel aufgefasst werden. Wenn dir jedoch gänzlich die Luft ausgeht, gibt es dafür wahrscheinlich eher keine Ausrede, die dich in der Situation weniger nervös erscheinen lässt.
Auch wenn Du beginnst, vermehrt in deinem Text hängen zu bleiben und Füllwörter wie „äh“ oder „hm“ zu verwenden, ist es empfehlenswert, eine kurze Sprechpause einzulegen, dich zu sammeln und dann mit geballten Kräften weiterzumachen.

Wenn Du dir diese Tipps zu Herzen nimmst, kann bei Deinem nächsten Vortrag nichts mehr schiefgehen. 😉 Wir wünschen dir viel Erfolg!