Mit diesen Tipps schaffst du mehr am Tag!

„Mein Tag hat einfach zu wenige Stunden.“

Diesen Gedanken hatten wohl schon die meisten von uns. An manchen Tagen ist einfach zu viel zutun, als dass man all dies in seiner regulären Arbeitszeit schaffen könnte. Um die Überstunden dennoch möglichst gering zu halten und an einem normalen Arbeitstag mehr Arbeit erledigen zu können, ist ein ausgefeiltes Selbstmanagement notwendig. Wir geben Dir im folgenden 7 Tipps, mit denen du an einem Tag mehr Aufgaben von deiner To-Do-Liste streichen kannst.

Listen erstellen.

Um dir zunächst einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Aufgaben alles erledigt werden müssen, solltest du alle Aufgaben schriftlich festhalten. So verschaffst du dir nicht nur einen Überblick, sondern hast zudem anschließend den Kopf frei, da du nicht stetig darüber nachdenken musst, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen.

SMARTe Ziele setzen.

Damit Du am Ende des Tages auch weißt, welche Ziele des Tages Du tatsächlich erreichen konntest, müssen die Ziele SMART definiert werden. SMART ist dabei ein Akronym für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Dies sind die Kriterien, nach denen Ziele definiert werden sollten. Anstatt also zu sagen „Heute Abend möchte ich viel erledigt haben“, sollte das SMART-Prinzip angewandt werden. Ein Ziel könnte somit lauten: „Heute Abend möchte ich drei Artikel à 750 Wörter fertiggestellt haben.“
Wenn die Ziele nicht die fünf oben genannten Kriterien erfüllen, kann man sich endlos an ihrer Erledigung aufhalten und wird somit nicht zur nächsten Aufgabe übergehen. Am Ende des Tages wird man also nicht alles erledigt haben, was man sich eigentlich vorgenommen hat.

Prioritäten setzen.

Um am Ende des Tages auch tatsächlich die wichtigen und nicht bloß unwichtige Aufgaben erledigt zu haben, musst du deine Aufgaben priorisieren. So kann gewährleistet werden, dass die wichtigsten Aufgaben am schnellsten erledigt und nicht auf den nächsten Tag verschoben werden. Bei weniger wichtigen Aufgaben ist es dagegen in der Regel nicht allzu schlimm, wenn diese erst am nächsten Tag erledigt werden, falls man es am ursprünglich geplanten Tag nicht mehr schafft.
Zwei Möglichkeiten, um seine Aufgaben zu priorisieren, sind die ABC-Methode sowie die Eisenhower-Methode.
Die ABC-Methode besagt, dass Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben kategorisiert werden können. A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie sollten daher möglichst sofort erledigt werden. B-Aufgaben sind vergleichsweise weniger wichtig und können somit auch später erledigt oder an andere Mitarbeiter delegiert werden. C-Aufgaben sind verhältnismäßig unwichtige Aufgaben und sollten delegiert oder gänzlich von der To-Do-Liste gestrichen werden.
Die Eisenhower-Methode kategorisiert die zu erledigenden Aufgaben auf eine ähnliche Art und Weise. Diese Methode berücksichtigt dabei allerdings nicht nur die Wichtigkeit einer Aufgabe, sondern ebenso ihre Dringlichkeit. Aus den Parametern Wichtigkeit und Dringlichkeit wird eine Matrix erstellt, der die Aufgaben zugeordnet werden können. Die Matrix gibt dann Auskunft darüber, ob und wann eine Aufgabe erledigt werden sollte.
Ist eine Aufgabe wichtig und ebenso dringend, dann sollte sie sofort erledigt werden.
Ist eine Aufgabe wichtig, aber weniger dringend, dann sollte sie terminiert werden, d.h. es sollte ein genauer Zeitpunkt festgehalten werden, an dem die Aufgabe erledigt werden soll.
Ist eine Aufgabe dagegen weniger wichtig, aber dennoch dringend, so sollte sie an einen anderen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Falls eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend ist, dann sollte sie gar nicht bearbeitet werden, da sie unnötige Ressourcen verbraucht, obwohl die Aufgabe kaum oder gar nicht zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen würde.

Pausen einplanen.

Ein weiterer wichtiger Tipp, um sich selbst und seine Zeit besser managen zu können, ist es, auch Pausen in der Tagesplanung zu berücksichtigen. Denn Pausen müssen ohnehin gemacht werden, um seine Kraft- und Konzentrationsreserven nach ein paar Stunden wieder aufzufüllen. Wenn die Pausen aber nicht berücksichtigt werden, bringt dies die Tagesplanung durcheinander, da alle Aufgaben sich um die Länge der Pause nach hinten verschieben. Damit diese Zeit nicht am Ende des Tages wieder in Form von Überstunden an die ursprüngliche Arbeitszeit drangehangen werden muss, müssen die Pausen also von vornherein in der Planung berücksichtigt werden.

In Zeitblöcken arbeiten.

Des Weiteren ist es empfehlenswert, seine Aufgaben in Zeitblöcken zu erledigen. Das heißt, es sollte sich gezielt Zeit für eine bestimmte Aufgabe genommen werden. In dieser Zeit sollten sämtliche andere Aufgaben außer Acht gelassen werden. Denn jede Einarbeitung in eine Aufgabe, sich z.B. in ein Thema wieder neu einzulesen, erfordert einen deutlichen Mehraufwand als wenn eine Aufgabe an einem Stück erledigt wird. Die Bearbeitung aller Aufgaben dauert in Summe deutlich länger, wenn man zwischen ihnen hin und her springt. Es gilt also: Eins nach dem anderen!

Aufgaben & Termine trennen.

Außerdem empfehlen wir, Aufgaben und Termine getrennt zu verwalten und nicht alles auf ein und denselben Zettel zu schreiben. Denn wer in seinem Kalender auf derselben Seite Aufgaben und Termine auflistet, verliert schnell die Übersicht und benötigt jedes Mal wieder Zeit, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Not-To-Do-Listen führen.

Neben einer To-Do-Liste sollte auch eine Not-To-Do-Liste (zumindest gedanklich) geführt werden. Mach Dir bewusst, welche Handlungen dich in deiner Arbeitszeit von der schnelleren Erledigung deiner Aufgaben abhalten und die Fertigstellung deiner Projekte verzögern. Tu diese Dinge entweder gar nicht oder nur dann, wenn du eine Aufgabe erledigt hast. So vermeidest du es, dich anschließend wieder in eine Aufgabe einarbeiten zu müssen.
Lies also beispielsweise deine E-Mails gesammelt, z.B. einmal morgens, einmal mittags und einmal kurz vor Feierabend. So kannst du dich gezielt auf die Beantwortung deiner E-Mails konzentrieren und musst nicht immer und immer wieder deine eigentliche Arbeit unterbrechen und dich anschließend wieder einarbeiten.